ERP vorhanden, Beschaffung trotzdem aufwendig? Wo im Einkaufsalltag die Lücke entsteht. Wenn Beschaffung trotz ERP im Alltag nicht einfacher wirdIn vielen Unternehmen ist ein ERP-System seit Jahren im Einsatz. Es bucht Eingangsrechnungen, verwaltet Stammdaten, bildet Lagerbestände ab und verbindet Finanz- und Logistikprozesse miteinander. Für diese Aufgaben wurde es eingeführt, und für diese Aufgaben funktioniert es.Trotzdem erleben viele Einkaufsverantwortliche, dass bestimmte Teile der Beschaffung nach wie vor aufwendig sind. Angebotsvergleiche laufen außerhalb der späteren Verarbeitung. Lieferanteninformationen müssen zusammengesucht werden. Bestellungen entstehen auf Wegen, die im ERP erst spät oder nur teilweise sichtbar werden.Viele stellen sich dabei irgendwann dieselbe Frage: Wenn wir schon ein ERP haben, warum ist Beschaffung trotzdem so mühsam?Das ERP ist nicht das Problem. Aber es löst auch nicht jeden Beschaffungsaufwand. Die Frage ist, welche Schritte im Alltag davor stattfinden und was dort bisher fehlt.Was ERP-Systeme leisten und wo Beschaffung trotzdem außerhalb läuftERP-Systeme sind auf Verarbeitung und Buchung ausgelegt. Sie verarbeiten das, was bereits entschieden wurde: eine Bestellung, die ausgelöst wurde. Eine Rechnung, die eingeht. Eine Lieferung, die gebucht wird.Die Schritte davor liegen häufig in einem anderen Bereich.Wer drei Lieferanten anfragen, ihre Rückmeldungen vergleichen und auf dieser Basis eine Entscheidung treffen will, arbeitet in vielen Unternehmen weiterhin mit E-Mail, Anhängen oder Tabellen. Wer wissen will, wie zuverlässig ein Lieferant in den letzten zwei Jahren war, findet diese Einschätzung selten vollständig in Buchungsdaten. Wer eine Standardbestellung für C-Teile-Bedarf im Fachbereich ermöglichen will, ohne eine ERP-Schulung vorauszusetzen, braucht dafür meist einen zugänglicheren Weg.Das ist keine Schwäche des ERP. Viele dieser Aufgaben liegen außerhalb dessen, wofür es ursprünglich gedacht ist.Operative Beschaffung beginnt häufig in einem Bereich, der im ERP nur teilweise oder erst später sichtbar wird. Genau dieser Bereich läuft in vielen Unternehmen über E-Mail, Excel, Telefonat und direkte Absprache. Er wird selten als Problem wahrgenommen. Dabei summiert sich der Aufwand: Jede Vergabe, die nicht dokumentiert ist, kostet Zeit, wenn Fragen kommen. Jedes Lieferantenwissen, das an einer Person hängt, ist ein Risiko, wenn diese Person geht. Jede Bestellung, die am System vorbeiläuft, entzieht sich der Kontrolle bevor sie überhaupt sichtbar wird.Drei konkrete Stellen, an denen ERP-Grenzen im Alltag spürbar werdenAngebote vergleichenDer Angebotsvergleich findet in vielen Unternehmen vor dem eigentlichen ERP-Prozess statt. Entsprechend laufen Anfragen und Rückmeldungen häufig über E-Mail, Excel und unterschiedliche Dateiformate.Eine Anfrage geht per E-Mail raus. Drei Lieferanten antworten, jeder anders. Einer schickt eine Excel-Tabelle, einer ein PDF, einer antwortet direkt im E-Mail-Text. Wer jetzt vergleichen will, muss zuerst aufbereiten. Preise übertragen, Konditionen nebeneinanderlegen und Mengenangaben vereinheitlichen, bevor die eigentliche Entscheidung überhaupt beginnt.Was am Ende bleibt, ist eine Vergabe, die sich im Nachhinein kaum noch sauber rekonstruieren lasst. Wer hat welches Angebot gesehen? Auf welcher Grundlage wurde entschieden? Bei einer Prüfung, einem Lieferantenwechsel oder einem internen Wechsel im Einkauf sind diese Fragen oft nicht mehr beantwortbar.Mit Newtron Easy Start Sourcing werden Anfragen strukturierter gestellt und Rückmeldungen besser vergleichbar erfasst. Die Vergabe entsteht auf einer dokumentierten Grundlage, nicht nur im E-Mail-Verlauf. Das ERP bleibt in seiner Rolle bestehen und erhält am Ende die relevanten Daten. Der Schritt davor wird geordneter.Lieferanten überblickenIm ERP stehen Lieferantenstammdaten: Name, Adresse, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen. Das ist notwendig für die Buchung. Für Einkaufsentscheidungen reicht es häufig nicht.Wer wissen will, ob ein Lieferant pünktlich liefert, wie er bei der letzten Ausschreibung abgeschnitten hat, ob seine Zertifizierungen aktuell sind oder welche Erfahrungen Kollegen mit ihm gemacht haben, findet diese Informationen meist nicht vollständig im ERP. Er fragt nach, sucht in E-Mails, öffnet Ordner, die seit Monaten niemand gepflegt hat, oder verlässt sich auf die Erinnerung von Kollegen.Das funktioniert, solange dieselben Personen im Unternehmen sind. Wenn ein erfahrener Einkäufer das Unternehmen verlässt, geht ein Teil dieses Wissens mit. Was bleibt, sind Stammdaten, aber keine Einschätzung, keine Geschichte, keine Grundlage für die nächste Entscheidung.Mit Newtron Easy Start SRM wird Lieferantenwissen zentraler erfassbar: Bewertungen, Selbstauskünfte, Ansprechpartner, relevante Dokumente. Die Stammdaten im ERP bleiben, was sie sind. Daneben entsteht eine Grundlage, auf der Einkaufsentscheidungen besser vorbereitet werden können, unabhängig davon, wer gerade im Unternehmen ist.Bestellungen steuernWer im Fachbereich dringend Büromaterial, Werkzeug oder Standardmaterial braucht, wird keinen Prozess nutzen, der im Alltag schwer verständlich ist oder unnötig viele Schritte voraussetzt. Er bestellt per E-Mail, ruft beim Lieferanten an oder kauft direkt. Das Unternehmen verliert Kontrolle und Nachvollziehbarkeit, bevor die Rechnung überhaupt eintrifft.In der Praxis setzt sich meist der Weg durch, der am einfachsten nutzbar ist. Wer Bestellungen besser steuern möchte, muss den vorgesehenen Prozess so gestalten, dass er im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt wird.Mit Newtron Easy Start eProc lauft der operative Bestellprozess über definierte Kataloge, klare Rollen und einen einfachen Freigabeworkflow. Die Nutzung ist niedrigschwellig genug, damit Fachbereiche sie tatsächlich nutzen. Bestellungen entstehen nicht mehr am System vorbei. Das ERP erhält am Ende strukturierte Daten. Was vorher gefehlt hat, war nicht die Buchungslogik, sondern der praktikable Einstieg in den Bestellprozess.Was diese drei Situationen gemeinsam habenAngebotsvergleiche im E-Mail-Verlauf, Lieferantenwissen das an Personen hängt, Bestellungen die am System vorbeigehen: Das sind drei unterschiedliche Probleme mit derselben Ursache. Der Beschaffungsprozess beginnt früher, als das ERP greift. Und dieser vorgelagerte Bereich hat bisher kein geeignetes Werkzeug bekommen.Die drei Easy-Start-Lösungen von Newtron greifen diese Herausforderungen auf. Sie basieren auf der bestehenden Newtron Plattform, ersetzen kein vorhandenes System und lassen sich schrittweise erweitern. Wer an der Stelle beginnt, an der heute der größte Abstimmungsaufwand entsteht, baut auf einer professionellen Basis auf, ohne ein Gesamtprojekt aufzusetzen.Fazit: Das ERP ist nicht das Problem. Der Bereich davor war bisher die Lücke.Viele Unternehmen suchen die Ursache für Beschaffungsaufwand im ERP. Tatsächlich entsteht ein großer Teil davon in den Schritten davor.Einfach starten: Angebote vergleichen | Newtron Easy Start SourcingEinfach starten: Lieferanten überblicken | Newtron Easy Start SRMEinfach starten: Bestellungen steuern | Newtron Easy Start eProcEinfach starten. Professionell weiterkommen.Nächster SchrittWenn Beschaffungsaufwand heute vor Ihrem ERP entsteht, lohnt sich ein Blick auf genau diesen Einstiegspunkt. In der Demo zeigt Newtron, ob Sourcing, SRM oder eProc der sinnvollste erste Schritt ist und was sich danach im Alltag konkret ändert.
