FAQs zum NEWTRON Lieferantenportal

Die NEWTRON GmbH stellt ein Lieferantenportal, welches aktuell u.a. für die Lieferantenregistrierung sowie die Durchführung von Ausschreibungen und Auktionen vieler Kunden genutzt wird, zur Verfügung. Premium-Lieferanten können zudem im Katalogbereich ihr Produktportfolio präsentieren und somit ihre Artikel für einkaufende Unternehmen sofort bestellbar machen.

Damit Sie schnell und einfach diese Funktionen nutzen können, registrieren Sie sich bitte als Lieferant auf der NEWTRON Plattform.

1 Allgemeines

Um Zugang zur Plattform zu bekommen, benötigen Sie lediglich einen aktuellen, grafikfähigen Internet-Browser. Dabei empfehlen wir die Verwendung einer der nachfolgend genannten Internetbrowser in folgender Mindestversion: Microsoft Internet Explorer 9.0, Mozilla Firefox 10.0, Google Chrome 10 sowie Apple Safari 8 oder Opera 5 inklusive allen Sicherheitsupdates.

Sie können sich auf der NEWTRON Homepage in der Rubrik Lieferant online für einen kostenfreien Basis-Account oder einen kostenpflichtigen Professional-Account registrieren. Die unterschiedlichen Möglichkeiten werden Ihnen an dieser Stelle übersichtlich dargestellt. Mit dem Basiszugang haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenprofil und LSAs zu bearbeiten sowie an Ausschreibungen teilzunehmen.

Der Professional Account bietet Ihnen erheblich mehr Möglichkeiten:
• Einführungs-Webinar zur Bearbeitung des Firmenprofiles mit vielen nützlichen Hinweisen
• Vorstellung der Angebotsabgabe auf Ausschreibungen und Auktionen (Preis-, Rang- und Ampelauktion) anhand von Testszenarien
• Top-Ranking-Anzeige mit internationaler Reichweite
• Priorisierte Darstellung auf der NEWTRON -Homepage und im Handelsverzeichnis (inkl. Logo)
• Detailliertes Firmenprofil inkl. Logo & Anzeige in beliebig vielen Warengruppen
• Unbegrenzte Nutzer-Anzahl
• Telefonischer Helpdesk mit persönlichem NEWTRON Ansprechpartner (Callback-Service, priorisierte Bearbeitung, persönliche Remote-Unterstützung via Teamviewer-Sessions)
• Eigenwerbung durch Präsentation im Anzeigenboard inkl. kostenfreie Veräußerung von Lagerüberbeständen oder gebrauchten Gütern über das Anzeigenboard  
• Unbegrenzte Teilnahme an Verhandlungen, wie z.B. Auktionen inkl. Support
• Darstellung von News, Zusatzinformationen und Referenzen

Von Ihren Kunden haben Sie via E-Mail eine Einladung erhalten mit der Aufforderung, sich über das Portal zu registrieren.
Nachdem Sie in der Einladung auf den hinterlegten Link auf „Jetzt anmelden“ geklickt haben, öffnet sich in Ihrem Browserfenster die Portalseite. Zur Registrierung gehen Sie bitte auf die Schaltfläche „Registrieren“. Lesen Sie dazu bitte 1.4. Registrierung auf der NEWTRON Plattform.

Nach Klick auf den „Registrieren“-Button müssen Sie zunächst Angaben zu den Unternehmensdaten machen. Die mit „Stern“ gekennzeichneten Felder (*) wie Firmenname und Adresse sind Pflichtangaben, die Sie zwingend ausfüllen müssen, um die Registrierung abschließen zu können.
Sind die Unternehmensdaten ausgefüllt, kommen Sie zur Registerkarte „Ansprechpartner“. Haben Sie die Eingaben getätigt, klicken Sie auf „Registrieren“.
Durch das Customer Service Team der NEWTRON GmbH wird Ihre Registrierung geprüft und ggf. mit bestehenden Einträgen abgeglichen. Sie erhalten nach Überprüfung eine E-Mail mit Zugangsdaten.
Mit dem Basiszugang haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenprofil und LSAs zu bearbeiten sowie an Ausschreibungen teilzunehmen. Des Weiteren haben Sie verschiedene Leistungen als Zusatzoptionen. Informationen zu den Zusatzleistungen eines Professional-Accounts finden Sie unter 1.2 Nutzung der Plattform als Lieferant/ Verkäufer.

Auf der Webadresse von NEWTRON www.newtron.de klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Login“ oder geben in Ihrem Browser direkt www.newtron.net/web/nmarkets ein. Es erscheint die Startseite. Nachdem Sie Ihr Login & Passwort oben links eingetragen haben, klicken Sie bitte auf „Anmelden“.
Die NEWTRON-Handelsplattform ist auch in speziellen Kundendesigns verfügbar. Wenn Sie die Plattform für mehrere Kunden nutzen, kann es dadurch vorkommen, dass Sie beim Einsprung auf die Plattform (z.B. direkt über den Link in einer Einladungsemail) die Oberfläche im farblich angepassten Kundendesign sehen. Die Funktionen sind jedoch stets identisch.

Das automatisch generierte Passwort, welches Sie per Mail erhalten, ist ein temporäres Passwort, welches aus Sicherheitsgründen nach dem ersten Login geändert werden muss.

Im Menü wählen Sie in der Rubrik VERWALTEN den Punkt „Eigenes Login“ aus. In dieser Ansicht können Sie unten im bereits vorausgewählten Reiter „Kontakt“ Ihr neues Passwort eingeben. Das neue Passwort muss mindestens 6 Zeichen lang sein. Es muss Buchstaben und mindestens eine Zahl enthalten. Sonderzeichen sind nicht erlaubt.
Zur Bestätigung geben Sie dieses Passwort ein zweites Mal in der gleichnamigen Zeile ein und schließen den Vorgang durch Klick auf die Schaltfläche „Speichern“ ab. Die neue Gültigkeitsdauer wird Ihnen nun angezeigt.
Das Passwort ist standardmäßig 90 Tage gültig. Wünschen Sie firmenweit (Voraussetzung: Funktion Firmenmaster) die Erhöhung der Gültigkeit aller neuen Passwörter auf 360 Tage, kann diese Option durch Klick auf die gleichnamige Schaltfläche aktiviert werden.

2 Aufbau der Handelsplattform

Nach dem Login gelangen Sie auf das Dashboard der Plattform. Von dieser Startseite sind alle für Ihr Login freigegebenen Funktionen des Marktplatzes erreichbar.

Im oberen Menü stehen Ihnen verschiedene Absprungmöglichkeiten zur Verfügung. Der „Dashboard“ bzw. „Home“–Button bringt Sie immer wieder auf die Startseite zurück.

Nach dem Login gelangen Sie durch Klick auf „Cockpit“ im oberen Menü zu Ihrem persönlichen Cockpit. Mithilfe des persönlichen Cockpits werden Sie immer auf dem aktuellsten Stand zu aktuellen Transaktionen, wie eigene und auch öffentliche Verhandlungen, gehalten. Per Klick auf die Zahlenbuttons werden alle Transaktionen angezeigt.

Nach dem Login gelangen Sie durch Klick auf die entsprechende Schaltfläche im oberen Bereich zum Menü. Dort finden Sie alle Funktionen der Plattform. Im Handelsverzeichnis können Sie nach Firmen, die bestimmte Produkte oder Dienstleistungen anbieten, suchen. Über Anfragen erhalten Sie die Verhandlungsübersicht und zu den Lieferantenfragebögen gelangen Sie mit dem Klick auf Lieferantenselbstauskunft.

Im Bereich „VERWALTEN“ des MENÜ unter NEWTRON-Account können Sie Ihre Firmenpräsentation und Ihre persönlichen Daten und Login-Einstellungen bearbeiten. Wir empfehlen Ihnen Ihr Produktportfolio anzugeben. So werden Sie im Handelsverzeichnis angezeigt und können auch zu Verhandlungen neuer Kunden eingeladen werden (s. 3.1 Verweis auf Firmenprofil).

Nutzen Sie FlyCat (Katalog), um Ihr Produktportfolio für Einkäufer bestellbar zu machen, so schauen Sie bitte im Menüpunkt VERWALTEN/ Einkaufsmanagement/ Katalogverwaltung (VA – Vendor Area)

Nach dem Login gelangen Sie über die entsprechende Schaltfläche im oberen Bereich zu den Nachrichten, die Sie bzgl. Ihren Aktivitäten über die Plattform erhalten haben.

Im Bereich „Neue Nachrichten“ werden Ihnen alle Nachrichten angezeigt, die von der NEWTRON-Handelsplattform automatisch oder von Kunden generiert werden. Diese werden via E-Mail auch direkt in Ihr Postfach weitergeleitet. Alle Nachrichten können Sie sich durch ein leistungsfähiges Such- und Filtersystem anzeigen lassen.

Je nachdem, wo Sie sich gerade befinden, sehen Sie während der Bearbeitung rechts im Bild eine vertikal angeordnete Menüleiste, die Ihnen zahlreiche weitere Funktionen bietet. Führen Sie Ihre Maus direkt über das jeweilige Symbol (Mouseover), damit Ihnen die hinterlegten Funktionen (wie z.B. Eigenes Login, Verhandlungssuche, letzte Aktivitäten, Spracheinstellung) angezeigt werden.


Die Erstellung von Angeboten im Rahmen von Ausschreibungen oder auch andere Anfragen umfassen zum Teil zahlreiche Arbeitsschritte. Der jeweils rechts im Bild befindliche Wizard oder Assistent leitet Sie durch die verschiedenen Schritte bis zur Abgabe – zusätzlich zu den jeweiligen Bearbeitungshinweisen – um die Abläufe noch übersichtlicher zu gestalten.

Alle Arbeitsschritte der Anfrage sind im Wizard aufgelistet, der aktuelle Bearbeitungsschritt ist jeweils farblich hervorgehoben.

3 Verwaltung (Firmenprofil, Logins, Kundenansprechpartner)

Sie befinden sich im Menü (s. 2.3). Dort wählen Sie in der Rubrik VERWALTEN den Punkt „NEWTRON-Account“ und drücken dort in der Zeile „Interne Ansicht“ die Schaltfläche „Bearbeiten“. Hier können die Reiter Allgemein/ Unternehmenszahlen/ Referenzen/ Links/ Anhänge/ Ansprechpartner/ Adressen/ Qualitätsmanagement/ Produktion mit Informationen gefüllt werden. Nach Bearbeitung werden die Angaben durch Drücken der entsprechenden Schaltfläche gespeichert.

Das Firmenprofil ist von großer Bedeutung, da so interessierte Firmen auf Ihr Unternehmen aufmerksam gemacht werden können.

Im Menü (s. 2.3) wählen Sie in der Rubrik VERWALTEN den Punkt „NEWTRON-Account“ und wählen dort unten rechts die Schaltfläche „Neues Login anlegen“ aus.

Tragen Sie nun alle Angaben zum Mitarbeiter im Reiter „Kontakt“ ein. Dabei müssen mindestens die mit „*“ gekennzeichneten Pflichtfelder ausgefüllt werden. Auch ein Passwort muss vergeben und bestätigt werden. Bitte teilen Sie dem Mitarbeiter unbedingt seine Login Nummer und das von Ihnen vergebene Passwort mit!

Bitte denken Sie nach Eingabe der Kontaktdaten des Users im Reiter „Kontakt“ auch an die Freischaltung als Verkäufer, indem Sie im Reiter „Loginrechte“ unter Freigabe den in Auswahlmenü vorgeschlagenen Punkt „Als Verkäufer“ durch Klick auf „Freigeben“ bestätigen. Im Anschluss können Sie die erforderlichen Rechte durch Setzen der entsprechenden Häkchen und anschließendes Speichern vergeben.

Das neu angelegte Login erscheint nun in der Login Übersicht und kann im Kundenmanagement als Ansprechpartner zugeordnet werden.

WICHTIG: Nur Masterlogins sind dazu berechtigt, neue Logins anzulegen und das Firmenprofil zu bearbeiten! Zur Kontrolle prüfen Sie bitte in der Login Übersicht (MENÜ/ VERWALTEN/ Eigenes Login) nach, ob Ihr Login vom Typ „Master“ ist.

Die Bearbeitung anderer Logins kann nur erfolgen, wenn Sie über Master-Rechte (s. 3.2) verfügen.

Im Menü (s. 2.3) wählen Sie in der Rubrik VERWALTEN den Punkt „NEWTRON-Account“ und wählen zunächst das zu bearbeitende Login durch Klick auf die Login Nummer aus. Anschließend bestätigen Sie unten rechts das im Auswahlmenü zumeist vorausgewählte „Bearbeiten“ durch Klick auf die Schaltfläche „Ausführen“.

In der Registerkarte Loginrechte können Sie nun die Rechte des Ansprechpartners durch Setzen des entsprechenden Häkchens und anschließendes Speichern vergeben.

Um sicherzustellen, dass der korrekte Bearbeiter in Ihrer Firma eine Information zu neuen Ausschreibungen oder Änderungen in laufenden Ausschreibungen eines bestimmten Kunden erhält, kann man einen oder mehrere Ansprechpartner pro Kunde festlegen. Eine Mehrfachzuordnung ist dabei erlaubt.

Die Bearbeitung anderer Logins kann nur erfolgen, wenn Sie über Master-Rechte (s. 3.2) verfügen.

Im Menü (s. 2.3) wählen Sie dazu in der Rubrik VERWALTEN den Punkt „Kundenmanagement“. In der Zeile „Firmenname“ im Filter können Sie den Namen des Kunden eingeben, für den Sie die Ansprechpartner festlegen möchten. Bei „Kategorie“ wählen Sie bitte „keine Auswahl“, um sicherzugehen, dass Ihnen alle möglichen Treffer angezeigt werden. Anschließend klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Suchen“.

Nun erhalten Sie eine Übersicht aller anhand des Firmennamens gefundenen Treffer auf der Handelsplattform (nur Einkäuferfirmen werden angezeigt).

Durch Setzen eines Hakens links neben dem entsprechenden Firmennamen wählen Sie die Einkäuferfirma aus. Die ausgewählten Firmen werden ganz unten zur Kontrolle angezeigt. Anschließend klicken Sie bitte im Wizard-Bereich rechts auf die große „Weiter“-Schaltfläche.

Im nächsten Schritt öffnen Sie bitte den Reiter „Ansprechpartnermanagement“. Hier können Sie in der Auswahlliste den Mitarbeiter auswählen, der für diesen Kunden zuständig sein soll und klicken zum Abschluss der Zuordnung auf die Schaltfläche „Zuordnen“. Falls mehrere Mitarbeiter für den Kunden zuständig sein sollen, wiederholen Sie den Vorgang. Die Mitarbeiter sind dann für alle Belange des Kunden zuständig.

Im neuen Fenster wählen Sie bitte im Reiter „Ansprechpartner“ zunächst den Mitarbeiter Ihrer Firma aus, der für einen bestimmten Aufgabenbereich beim Kunden zuständig sein soll. Unten können Sie sich bei „Weitere Typen zuordnen“ durch Mouseover auf „Anzeigen“ die Zuständigkeitsbereiche anzeigen lassen, die Ihr Mitarbeiter übernehmen kann, wie z.B. „Bearbeiter Lieferantenportal“, „Bestellbearbeitung/WEBEDI“ o.ä.. Abgeschlossen wird die Zuordnung durch Speichern. Anderenfalls ist der Mitarbeiter für alle Belange des ausgewählten Kunden zuständig.

Der Mitarbeiter erhält nun direkt die Bestellungen des Kunden oder wird zu den Anfragen seines Kunden eingeladen.

Bitte beachten Sie, dass Sie nur Mitarbeiter als Ansprechpartner auswählen können, die als Login auf der Handelsplattform in Ihrem Firmeneintrag angelegt sind. Im Menü können Sie unter „NEWTRON-Account“ alle angelegten Firmenlogins einsehen (s. 3.2. Wie lege ich neue Logins an und vergebe Rechte?)

4 Lieferantenselbstauskunft

Um alle Lieferantenselbstauskünfte einsehen zu können, zu denen Ihre Firma aktuell eingeladen ist, wählen Sie im MENÜ unter der Rubrik ANFRAGEN den Punkt Lieferantenselbstauskunft, um die entsprechende Liste zu sehen.

(Alternativ werden diese auch auf der Startseite HOME im Dashboard als farbige Kachel „Neue Lieferantenselbstauskunft“ bzw. „Öffentliche Lieferantenselbstauskunft“ angezeigt oder können über das COCKPIT in der Zeile Lieferantenselbstauskunft durch Klick auf die in der rechten Spalte angezeigte Anzahl an Anfragen eingesehen werden.)

Auf der nun erscheinenden Seite wird Ihnen die Übersicht aktueller LSA Fragebögen angezeigt.

Im oberen Bereich finden Sie die Lieferantenselbstauskünfte zu denen Sie direkt durch Ihren Kunden eingeladen sind.

Im unteren Bereich werden Ihnen öffentliche LSA Fragebögen weiterer aktiver Kunden auf der NEWTRON Handelsplattform angezeigt. Sie haben die Möglichkeit sich bei weiteren interessanten Kunden als Lieferant zu bewerben.

In der Übersicht der LSA wird Ihnen der Status der Bearbeitung Ihrer Fragebögen angezeigt:

grünes Symbol -> LSA versendet
gelbes Symbol  -> LSA in Bearbeitung
rotes Symbol    -> LSA vom Kunden abgelehnt

Um zur Detailansicht zu den einzelnen Anfragen zu gelangen, klicken Sie auf die ID-Nummer z.B. „lsa100000“. Direkt zur Bearbeitung gelangen Sie per Klick auf das Werkzeugsymbol ganz rechts.

Sie haben auf die Nummer der LSA, z.B. lsa100000, geklickt und sehen nun die hinterlegten Kopfdaten, Anschreiben sowie Basisdaten. Unten rechts können Sie nun durch Klick wählen zwischen „Teilnahme absagen“ und „Fragebogen bearbeiten“.

Möglicherweise ist dieser Ansicht auch eine Vertraulichkeitsvereinbarung vorgeschaltet. Die Akzeptanz der Vertraulichkeitsvereinbarung müssen Sie dann durch Auswahl der entsprechenden Checkbox bestätigen und anschließend speichern, um die Daten der Lieferantenselbstauskunft einsehen zu können. Ist die Vertraulichkeitsvereinbarung nachgeschaltet, so werden Sie erst bei Bearbeitungsbeginn zur Bestätigung aufgefordert.

Zu Beginn der Bearbeitung bestätigen Sie bitte den einmalig erscheinenden Hinweis zu Stammdateninformationen. Bitte beachten Sie, dass allgemeinen Daten, wie z.B. Ihre Adresse, in Ihr Firmenprofil (MENÜ/ Verwaltung) auf die NEWTRON Handelsplattform übernommen werden und im Handelsverzeichnis von allen registrierten Benutzern abgefragt werden können.

Alle Pflichtfelder in der LSA sind mit einem Stern* gekennzeichnet und müssen beantwortet werden, um die LSA versenden zu können. Nach Bearbeitung des Fragebogens kann die LSA durch Klick auf die entsprechende Schaltfläche zwischengespeichert werden. Zwischengespeicherte Anfragen können im MENÜ/ ANFRAGEN/ Lieferantenselbstauskunft später weiter bearbeitet werden.

Vor Versand der bearbeiteten LSA ist durch Klick der entsprechenden Schaltfläche eine Überprüfung möglich. Zum Versand der LSA wählen Sie die Schaltfläche „Versenden“. Nach erfolgreichem Versand der LSA erhalten Sie eine Versandmitteilung.

Der Einkäufer erhält hierzu eine Nachricht und kann Sie anschließend online zu Anfragen einladen.

5 Ausschreibung

Um alle Verhandlungen einsehen zu können, zu denen Ihre Firma aktuell eingeladen ist, wählen Sie im MENÜ (siehe 2.3) in der Rubrik ANFRAGEN den Punkt „Anfragen“.

Alternativ werden diese auch auf der Startseite (HOME) im Dashboard (siehe 2.1) als farbige Kachel „Neue Ausschreibungen“ bzw. „Öffentliche Ausschreibungen“ angezeigt oder können über das COCKPIT (siehe 2.2) und anschließenden Klick auf die angezeigte Anzahl an Anfragen eingesehen werden.

In der Übersicht der Verhandlungen wird Ihnen der Status der Ausschreibung angezeigt.

Grün: Verhandlung läuft aktuell
Rot: Verhandlung ist beendet
Gelb: Verhandlung hat noch nicht begonnen

Sie befinden sich in der Übersicht der Verhandlungen und sehen die entsprechende Liste (siehe 5.1)

Um die Ausschreibungsdetails, die vom Einkäufer für Sie hinterlegt wurden, einsehen zu können, klicken Sie bitte auf die entsprechende Ausschreibungs-ID (z.B. rfx123456).

In der Ausschreibungsansicht auf der nächsten Seite können Sie sowohl die Kopfinformationen (Titel, Ansprechpartner des anfragenden Unternehmens, Laufzeit) als auch die Verhandlungsdaten (Vertragsinformationen, Anhänge, Positionsdetails) einsehen.

Sie befinden sich in der Übersicht der Verhandlungen und sehen die entsprechende Liste (siehe 5.1)

Durch Anklicken des Kästchens links neben der entsprechenden Ausschreibung können Sie diese auswählen und direkt über den Button unten rechts entweder die „Teilnahme zusagen“ oder die „Teilnahme absagen“.

Sie befinden sich in der Ausschreibungsansicht (s. 5.2 Ausschreibungsdetails).

Zur Erstellung Ihres Angebotes klicken Sie unten rechts im Bereich Aktivitäten auf „Angebot erstellen“.

Sie sind nun aufgefordert, alle benötigten Felder auszufüllen. Bitte beachten Sie, auch hier sind mindestens die mit dem Sternsymbol (*) gekennzeichneten Pflichtfelder zu vervollständigen, damit Sie das Angebot abschicken können.

Neben der Eingabe direkt im System kann ein Angebot auch offline mittels einer Excel-Tabelle erstellt werden. In letzterem Fall klicken Sie rechts unten auf die Schaltfläche „Excel-Download (Vorlage)“ (s. 8.1).

Bei Eingabe direkt im System können Sie die Bearbeitung auch nach Speicherung unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortführen. Dazu klicken Sie rechts im WIZARD (s. 2.6) auf die Schaltfläche „Zwischenspeichern“.

Haben Sie alle Angaben getätigt, klicken Sie auf „Angebot abschicken“, erst dann wird Ihr Angebot für den zuständigen Einkäufer sicht- und abrufbar.

6 Auktion

Um alle Verhandlungen einsehen zu können, zu denen Ihre Firma aktuell eingeladen ist, wählen Sie im MENÜ (siehe 2.3) in der Rubrik ANFRAGEN den Punkt „Anfragen“, um die Liste der Anfragen zu sehen. Neben Auktionen (z.B. a123456) werden hier auch andere Arten von Anfragen angezeigt wie z.B. Ausschreibungen (z.B. rfx123456).

Zusätzlich werden die Auktionen auch auf der Startseite (HOME) im Dashboard (siehe 2.1) als farbige Kachel „Neue Auktionen“ angezeigt oder können über das COCKPIT (siehe 2.2) und anschließenden Klick auf die angezeigte Anzahl an Anfragen eingesehen werden.

Die Auftragsauktion (Reverse Auction) ist eine Form der Verhandlung, bei der der Nachfrager eine Leistung anfragt und sich Anbieter für die Erbringung dieser Leistung im Preis unterbieten. Die Reverse Auction auf NEWTRON kann als Preis-, Rang- oder Ampelauktion ausgeführt werden. In Einzelfällen können die Auktionstypen kombiniert werden.

Der Auftraggeber ist teilweise nicht verpflichtet, den Anbieter mit dem niedrigsten Preis zu wählen. Er kann frei entscheiden, welchem Lieferanten er den Zuschlag gibt (gute Bewertung, Ortsnähe etc. haben hier auch eine große Bedeutung). Es findet keine automatische Vertragsvergabe statt. Es gilt das vom Einkäufer kommunizierte Vergabeverfahren.

  1. Erhalt Einladungsmail nach Eröffnung der Auktion durch Einkäufer
  2. Einloggen auf NEWTRON um Auktionsdetails aufzurufen
  3. Teilnahme auf NEWTRON zu- oder absagen
  4. Selbstständiges Training in Testauktion oder gemeinsam mit Customer Services
  5. Erstellen einer Gebotsvorlage bei umfangreichen Preispositionen
  6. Zeitnahe Gebotsabgabe des 1. Gebotes -> bei Problemen sofort NEWTRON kontaktieren (s. 9).
  7. Gewünschte Folgegebote unter Beachtung der Restlaufzeit abgeben
  8. Nach Auktionsende nimmt der Einkäufer eigenständig die Auswertung der Auktion vor

             -> Bitte wenden Sie sich bzgl. der Auftragsvergabe direkt an den Einkäufer!

a) Preisauktion

Die Preisauktion ist für Lieferanten sehr transparent, weil die Bieter die Konkurrenzpreise direkt sehen. Die Marktsituation ist jedoch meist erst nach Abgabe des ersten eigenen Gebotes sichtbar. Es können eine oder mehrere Positionen komplett vergeben werden (m2s-Auktion) oder verschiedene Pakete verhandelt werden (m2m-Auktion). Im Fall einer Paketauktion muss für jedes Paket einzeln ein Gebot abgeben werden. Sie können, aber müssen nicht auf alle Pakete bieten. Teilgebote innerhalb eines Paketes sind nicht möglich.

b) Rangauktion

In einer Rangauktion erhält der Lieferant nach Abgabe seines ersten Gebotes eine direkte Ranganzeige z.B. Rang 3. D.h., zwei Bieter haben günstigere Gebote abgegeben. Die Differenz zum Bestgebot wird den Lieferanten nicht angezeigt. Es können eine oder mehrere Positionen komplett vergeben werden (m2s-Auktion) oder verschiedene Pakete verhandelt werden (m2m-Auktion). Im Fall einer Paketauktion muss für jedes Paket einzeln ein Gebot abgeben werden. Sie können, aber müssen nicht auf alle Pakete bieten. Teilgebote innerhalb eines Paketes sind nicht möglich.

c) Ampelauktion

Die Ampelauktion ist eine besondere Form der Rangauktion, in der dem Lieferanten sein Rang nicht direkt, sondern als Farbstatus grün, gelb oder rot angezeigt wird. Die Auktion wird auch Zielpreisauktion genannt, weil der Einkäufer einen Zielpreis hinterlegt, dessen Erreichung oder Nicht-Erreichung dem Lieferanten angezeigt wird. Es können eine oder mehrere Positionen komplett vergeben werden (m2s-Auktion) oder verschiedene Pakete verhandelt werden (m2m-Auktion). Im Fall einer Paketauktion muss für jedes Paket einzeln ein Gebot abgeben werden. Sie können, aber müssen nicht auf alle Pakete bieten. Teilgebote innerhalb eines Paketes sind nicht möglich.

Der Bieter erhält Feedback zu seinem Gebot über den Farbstatus:

ROT:      Das Gebot ist weit vom Zielpreis entfernt; schlechtes Gebot im Vergleich zur Konkurrenz
GELB:     Das Gebot befindet sich im Mittelfeld.
GRÜN:  Der Lieferant ist Bestbieter UND hat den Zielpreis erreicht.

In den meisten Fällen wird Ihnen eine Zielpreisinformation angezeigt. Sobald Sie den Zielpreis erreicht haben, ändert sich die Anzeige von „Zielpreis hinterlegt“ in „Zielpreis erreicht“.

Sie befinden sich in der Übersicht Anfragen (s. Punkt 6.1 „Wo finde ich die Auktionen, zu denen mein Unternehmen eingeladen ist?“). Um zur Detailansicht zu den einzelnen Anfragen zu gelangen, klicken Sie auf die ID-Nummer z.B. „a126028“.

Das Farbsymbol links neben der Anfragenummer zeigt Ihnen den aktuellen Verhandlungsstatus an:

Gelb umrandet = nicht begonnen
Teilweise gelb = beginnt in Kürze
Rot = abgelaufen
Grün = läuft aktuell (Testauktionen laufen meist mehrere Tage bis zum Beginn der Live-Auktion)

In der Auktionsansicht finden Sie im Bereich Auktionsdaten unterhalb von Kopfinformation, Eröffner und Laufzeit verschiedene Registerkarten:
In der Registerkarte „Modus“ sehen Sie Informationen zum Auktionstyp und den Verlängerungsmodalitäten.
Im Reiter „Positionsdaten“ haben Sie einen Überblick über alle Positionen, für die ein Preis abgegeben werden muss. Teilgebote sind in einer Auktion nicht möglich.
Im Falle einer Paketauktion heißt die Registerkarte „Pakete“. Sie gibt Ihnen einen Überblick über alle Pakete sowie über alle Positionen pro Paket. Sie können, aber müssen nicht auf alle Pakete bieten. Teilgebote innerhalb eines Paketes sind nicht möglich.
Zur Ansicht weiterer Details wie Bedingungen, Liefer- und Vertragsdaten klicken Sie bitte auf die jeweilige Registerkarte. Hier sind oft wenige Daten hinterlegt, weil diese aus der Ausschreibung bekannt sein sollten.

Die verschiedenen Bereiche wie z.B. Auktionsdaten oder Aktivitäten können durch Klick auf das Pfeilsymbol rechts in der Zeile minimiert bzw. maximiert werden.
Läuft die Auktion bereits, so ist der Bereich Auktionsdaten minimiert und der darunter befindliche Bereich Aktivitäten ist maximiert, da hier die Gebotsabgabe erfolgt (s. Punkt 6.9 Gebotsabgabe).
Im Falle einer Paketauktion finden Sie hier eine Paketübersicht, wo Ihnen die Laufzeit der einzelnen Pakete angezeigt wird bzw. Sie per Klick auf die Paketnamen bzw. das Hammersymbol in die jeweiligen Pakete gelangen.

Bitte informieren Sie den Einkäufer rechtzeitig vor Auktionsbeginn via NEWTRON, ob Sie an der Auktion teilnehmen möchten oder nicht. Wählen Sie dazu in der Auktionsansicht (siehe 6.4) unten rechts unter TEILNAHME den Punkt „Teilnahme zusagen“ aus.

Können oder wollen Sie an der Auktion nicht teilnehmen, wählen Sie bitte in der Auktionsansicht unten rechts „Teilnahme absagen“ aus. Auf der Folgeseite markieren Sie einen Absagegrund und klicken im Anschluss auf „Absage versenden“.

In den meisten Fällen gibt es parallel zur echten Auktion eine Testauktion.

Diese Testauktion dient nur zur Übung und hat denselben Auktionsmodus und –struktur wie die Live-Auktion. Die Positionsdaten, Mengen & Preise sind fiktiv. Alle Testgebote sind absolut unverbindlich.

Die Testauktion ist in der Übersicht durch ein entsprechendes Symbol vor dem Titel sowie in den Auktionsdetails durch den Texthinweis „Testauktion“ als solche gekennzeichnet. Zusätzlich finden Sie im Reiter Bedingungen sowie in den Positionsdaten entsprechende Hinweise.

Sie können unbegrenzt viele Testgebote abgeben, bis Sie sich mit dem Auktionsverlauf vertraut fühlen. Das Customer Services Team ist Ihnen dabei gern behilflich (s. 9 Kontaktdaten NEWTRON).

Die Erstellung einer Gebotsvorlage vor Auktionsstart ist optional und zu empfehlen, wenn zahlreiche Positionen verhandelt werden. Es bedeutet, dass Sie Ihre Preise bereits vor Auktionsbeginn im System einstellen können, damit Sie bei Auktionsbeginn dann das 1. Gebot schnell versenden können.

Sie befinden sich in der Auktionsansicht (s. 6.4 Auktionsdetails). Wählen Sie nun in der Live-Auktion unten rechts „Gebotsvorlage erstellen“ und klicken Sie auf „Ausführen“. Öffnen Sie ggf. die Positionsansicht mit Klick auf das Ordnersymbol links. Nachdem Sie Ihren Preis eingegeben haben, klicken Sie auf „Teilgebot speichern“. Zum Speichern der Gebotsvorlage klicken Sie auf „Gebotsvorlage erstellen“.

Wichtig: Wenn die Live-Auktion beginnt, müssen Sie Ihr Gebot noch online abschicken! Der Text weist Sie auf den Beginn der Auktion hin.

Hinweis: Wurde die Auktion aus einer vorherigen Ausschreibung auf NEWTRON erstellt, wird Ihnen die Aktion „Übernahme letztes Angebot aus Vorverhandlung“ angezeigt. Klicken Sie auf „Ausführen“, bevor Sie die Preise erneut eingeben.

Sie befinden sich in der Auktionsansicht (s. 6.4 Auktionsdetails).

Erstes Gebot:

Bei einer Auktion ohne Pakete wählen Sie für die Gebotsabgabe im Bid-Monitor im unteren rechten Bereich bitte „Gebot erstellen“ aus.

Bei einer Auktion mit Paketen gehen Sie bitte in den Bereich „Aktuelle Pakete“ und klicken Sie direkt auf das Hammersymbol neben dem Paket, für welches Sie bieten möchten.

Wichtig:

Die Gebotsabgabe ist erst nach Auktionsstart möglich, vorher ist die Option „Gebot erstellen“ bzw. das Hammersymbol nicht sichtbar. Automatisch wird Ihnen das Auktionsende dann unten links in Stunden/Minuten angezeigt. Es empfiehlt sich, unten rechts das Häkchen vor „Aktualisieren“ zu setzen, damit sich die Auktionsansicht automatisch aller 30 Sekunden aktualisiert.

Gegebenenfalls müssen Sie zunächst eventuell hinterlegte Vertragsmerkmale (wie z.B. Auktionsregeln) akzeptieren bzw. die Gebotsgültigkeit einstellen. Indem Sie im Anschluss ganz rechts „Weiter“ drücken, bestätigen Sie die vom Einkäufer vorgegebenen allgemeinen Rahmenbedingungen für diese Auktion. Diese werden für alle weiteren Gebote der Auktion bzw. des Paketes übernommen.

Tragen Sie den Preis für die 1. Position ein und bestätigen Sie diesen mit „Teilgebot speichern“ (zu ggf. nun erscheinenden Systemmeldungen siehe 6.11 Wichtige Definitionen und Hinweise zur Auktion).
Um die nächste Position zu öffnen, klicken Sie bitte links auf das weiße Ordnersymbol.

Sind alle Preise eingestellt, überprüfen Sie Ihr Gebot und klicken Sie auf „Gebot abschicken“.

Nach Versand des Angebotes erhalten Sie eine Bestätigung inkl. Gebotsnummer. Klicken Sie bitte im Anschluss auf „Weiter zur Auktionsansicht“. Je nach Auktionstyp erhalten Sie unterschiedliche Informationen vom System (s. 6.10 Welche Informationen zum eigenen Status erhalte ich nach Gebotsabgabe).

Weitere Gebote:

Wollen Sie ein Folgegebot für eine Auktion ohne Pakete abgeben, wählen Sie in der Ansicht „Bid-Monitor“ im unteren Bereich erneut „Gebot erstellen“ aus.

Wollen Sie ein Folgegebot für ein bestimmtes Paket abgeben, klicken Sie in der Ansicht „Aktuelle Pakete“ erneut auf das Hammer-Symbol links neben dem Paketnamen.

Variante 1: neue Preise manuell eintragen

Sie gelangen sofort in die Positionsbearbeitung und können Ihre Preise pro Position individuell ändern. Öffnen Sie dazu links das kleine Ordnersymbol und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Teilgebot speichern“. Zum Absenden Ihres Folgegebotes klicken Sie auf „Gebot abschicken“.

Variante 2: Preisfindung durch prozentualen Abschlag

Wollen Sie einen prozentualen Abschlag über alle Positionen geben, tippen Sie den Prozentsatz ein und klicken Sie auf „Berechnen“. Eventuelle Zusatzkosten werden nicht reduziert.

Zum Absenden Ihres Folgegebotes klicken Sie auf „Gebot abschicken“. Beachten Sie eine evtl. einzuhaltende minimale Gebotsdifferenz (s. 6.11 Wichtige Definitionen und Hinweise).

Nach Versand des Angebotes erhalten Sie erneut eine Bestätigung inkl. Gebotsnummer, es sei denn, Sie haben die Bestätigung ausgeblendet. Klicken Sie bitte im Anschluss auf „Weiter zur Auktionsansicht“.

Die Gebotsabgabe mit der Excel-Angebotsvorlage empfehlen wir Ihnen nur für den Fall, dass sehr viele Positionen verhandelt werden.

Sie befinden sich in der Auktionsansicht (s. 6.4 Auktionsdetails) und können die Excel-Tabelle im Download-Bereich unten rechts herunterladen (siehe dazu auch 8.1).

Im Falle einer Paketauktion müssen Sie zunächst in das jeweilige Paket gehen. Sie starten den Gebotsabgabeprozess wie gewohnt mit „Gebot erstellen“ oder mit Klick auf das Hammersymbol bei einer Paketauktion. Im Anschluss klicken Sie bitte im Bereich „Bearbeitung der Positionen“ rechts auf „Excel aktivieren“.
Gegebenenfalls sind zunächst evtl. Auktionsbedingungen bzw. sonstige Randbedingungen durch Klick auf „Weiter“ zu akzeptieren.

Achtung!

Damit Sie Ihre Gebote beim Hochladen ins NEWTRON-System nicht verwechseln, speichern Sie die Excel-Tabellen unbedingt mit verschiedenen Namen ab. (z.B. Gebot_1_a123000; Gebot_2_a123000 usw.)

Zum Hochladen Ihres Excel- Gebotes suchen Sie Ihre gespeicherte Datei über den Button „Durchsuchen“ und klicken Sie dann auf „Hochladen“.

Nach Überprüfung Ihres Gebotes, klicken Sie auf „Gebot abschicken“. Sie erhalten eine Bestätigung und klicken dann auf „Weiter zur Auktionsansicht“.

Bei einer Preisauktion ohne Pakete sehen Sie Ihr bestes Gebot und das Bestgebot der Konkurrenz (sofern vorhanden), inkl. Differenz Ihres Gebotes zum Bestgebot direkt im Bid-Monitor. Bei einer Preisauktion mit Paketen sehen Sie in der Ansicht „Aktuelle Pakete“ das derzeitige Bestgebot pro Paket. In einer Preisauktion haben Sie zusätzlich zum Bid-Monitor die Möglichkeit, den Auktionsverlauf in einer Grafik zu verfolgen. Klicken Sie dazu unten links auf „Chart“. Grüne Punkte im Chart sind eigene Gebote. Alle Konkurrenzgebote werden anonym in der Farbe lila angezeigt.

Bei einer Rangauktion ohne Pakete sehen Sie Ihren Rang direkt im Bid-Monitor. Bei einer Rangauktion mit Paketen sehen Sie in der Ansicht „Aktuelle Pakete“ Ihren Rang pro Paket. Befinden Sie sich auf Rang 1, wird dieser grün angezeigt.

Bei einer Ampelauktion ohne Pakete sehen Sie Ihren Farbstatus direkt im Bid-Monitor. Bei einer Ampelauktion mit Paketen sehen Sie in der Ansicht „Aktuelle Pakete“ Ihren Farbstatus pro Paket – weitere Informationen bspw. hinsichtlich der Erreichung des Zielpreises sehen Sie nach Klick auf den Paketnamen.

Die Informationen des Bid-Monitor werden Ihnen zusätzlich in einem Monitor am rechten Bildrand angezeigt.

Während der Gebotsabgabe können verschiedene Hinweise, Warnungen oder Fehlermeldungen erscheinen. Hier eine Übersicht der wichtigsten Meldungen:

Maximalpreis

In der Auktion ist häufig ein Maximalpreis festgelegt. Dies bedeutet, dass höhere Preise nicht abgegeben werden können.
Wenn Ihr Gebot mehr als 10% unter dem Maximalpreis liegt, erhalten Sie eine Hinweismeldung, welche Sie mit „JA“ (ich will tatsächlich einen so niedrigen Preis abgeben) oder „NEIN“ (ich habe mich vertippt) beantworten müssen.

Minimale Gebotsdifferenz

Wollen Sie nach Gebotsabgabe weitere Gebote abgeben, so müssen Sie die minimale Gebotsdifferenz beachten. Der Gesamtpreis Ihres neuen Gebotes muss kleiner sein als Ihr letztes Gebot abzüglich der minimalen Gebotsdifferenz.
Im Falle einer Preisauktion mit Standardeinstellung müssen Sie ab dem zweiten Gebot den Bestpreis der Konkurrenz abzüglich der minimalen Gebotsdifferenz unterbieten, um das Gebot abschicken zu können.

Eventuelle Laufzeitverlängerung der Auktion

Je nach eingestelltem Modus und den dazugehörigen Optionen kann die gesamte Auktion oder bestimmte Pakete beim Eingang neuer Gebote verlängert werden. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, ein weiteres Gebot zu senden, wenn Sie z.B. kurz vor Schluss unterboten wurden.

Die in der jeweiligen Auktion festgelegten Einstellungen zur Verlängerung können Sie im Reiter „Modus“ unter Auktionsverlängerung einsehen.

Automatische Aktualisierung des Bildschirms

Haben Sie vorerst Ihren angestrebten Farbstatus, Rang bzw. Bestgebot erreicht, können Sie den Auktionsverlauf weiter beobachten. Bitte beachten Sie, dass das Häkchen unten rechts vor „Aktualisieren“ gesetzt ist, damit sich die Auktionsansicht automatisch alle 30 Sekunden aktualisiert.

In der Auktionsansicht (siehe 6.4) wechseln Sie bitte vom Bid-Monitor in die Registerkarte „Gesendete Gebote“. Hier sehen Sie Ihre eigenen Gebote und bei einer Preisauktion auch alle anonymen Konkurrenzgebote.

Bei einer Auktion mit Paketen gehen Sie zuerst in die „Paketübersicht“ und klicken dort auf den jeweiligen Paketnamen. In der Paketansicht wechseln Sie bitte vom Bid-Monitor in die Registerkarte „Gebote“.

Um sich die Details eines bestimmten Gebotes anzusehen, klicken Sie direkt auf die Gebotsnummer (z.B. „b135439“). Unten links sehen Sie dann die Schaltfläche „Angebot drucken“. Wollen Sie alle Positionen inkl. Spezifikationstexte ausdrucken, können Sie oben in der Druckansicht die Druckeinstellungen durch Setzen des Häkchens bei „Viele Details anzeigen“ aktivieren. Klicken Sie nun auf „Druckansicht aktualisieren“. Im Anschluss können Sie dann das Angebot durch Klick auf die entsprechende Schaltfläche ausdrucken.

Wenn die Auktion abgelaufen ist, können Sie die Auktion auf zwei Wegen aufrufen:

a) Nutzung der Verhandlungssuche im Wizard oben rechts durch Eingabe der ID Nummer der Auktion und anschließenden Klick auf das angezeigte Suchergebnis.

b) In der „Übersicht Anfragen“ ändern Sie den Standard-Filter für den Status auf „beendet“ und klicken Sie auf „Suchen“.