eKompetenz · Newtron inside EasyStart oder modular kombinierbare Newtron-Lösung: Welcher Lösungsumfang passt zu Ihrem Beschaffungsprozess? Vom konkreten Bedarf zur passenden LösungIm Einkauf zeigt sich der Digitalisierungsbedarf oft an einer konkreten Aufgabe. Angebote sollen leichter verglichen werden, Lieferanteninformationen an einer Stelle verfügbar sein oderBestellungen über einen geregelten Weg laufen. Was dafür gebraucht wird, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Mancherorts trägt ein vorbereiteter Ablauf die Aufgabe gut. Anderswo prägen verschiedeneOrganisationseinheiten, Beteiligte und bestehende Systeme schon den ersten Schritt.Die Auswahl hängt deshalb davon ab, wie viel individuelle Ausgestaltung der jeweilige Prozess tatsächlich braucht.Wann ein vorkonfigurierter Einstieg passtEasyStart ist für klar umrissene Aufgaben gedacht, die sich mit einem vorbereiteten Ablauf gut bearbeiten lassen. Das Unternehmen muss zum Start nicht jeden möglichen späteren Sonderfall ausgestalten. Entscheidend ist, ob dieser Rahmen im Alltag trägt. Wie sich die beiden Lösungswege bei Sourcing, SRM und eProcurement unterscheiden, zeigen die folgenden Beispiele.EasyStart Sourcing oder eSourcingSollen Anfragen strukturiert durchgeführt, Angebote vergleichbar gemacht und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert werden, kann EasyStart Sourcing einen passenden Rahmenbieten. Werden Ausschreibungen unterschiedlich aufgebaut, sollen Auktionen eingesetzt, eigene Bewertungsverfahren berücksichtigt oder verschiedene Beteiligte individuell eingebunden werden, gewinnt eSourcing an Bedeutung.EasyStart SRM oder SRMGeht es zunächst darum, Lieferanteninformationen, Bewertungen, Selbstauskünfte oder Verträge strukturiert zusammenzuführen, kann EasyStart SRM die benötigte Grundlage schaffen. Sollen zusätzlich Lieferantenleistung, Risiken, Compliance-Anforderungen, Maßnahmen oder Lieferantenentwicklung umfassender gesteuert werden, benötigt das Unternehmen mehrGestaltungsspielraum innerhalb von SRM.EasyStart eProc oder eProcurementSollen wiederkehrende Bestellungen über vorgesehene Kataloge, nachvollziehbare Freigaben und einen geregelten Bestellweg laufen, kann EasyStart eProc passen.Treffen dagegen unterschiedliche Beschaffungsarten auf individuelle Freigabelogiken, mehrere Beteiligte und umfangreichere ERP-Anforderungen, wird die umfassendere eProcurement- Lösung relevanter.Damit entscheidet nicht allein das Themenfeld Sourcing, SRM oder operative Beschaffung über den Lösungsweg. Entscheidend ist, wie stark der Prozess an die eigene Organisation angepasst werden muss.Der Grenzfall: Die Aufgabe ist klar, die Anforderungen werden komplexerDie Zuordnung ist nicht immer sofort eindeutig. Ein Unternehmen möchte beispielsweise Bestellungen über Kataloge führen. Zunächst wirkt die Aufgabe klar abgegrenzt. Im Gespräch zeigt sich jedoch, dass mehrere Standorte beteiligt sind, unterschiedliche Freigabewege gelten, verschiedene Beschaffungsarten berücksichtigt werden müssen und Daten anschließend im ERP weiterverarbeitet werden sollen. Dann sollte zuerst geklärt werden, welches Ergebnis der neue Prozess erreichen muss.Dabei sollte geprüft werden, welche Vorgaben für das gewünschte Ergebnis erforderlich sind und welche lediglich den heutigen Arbeitsweg beschreiben. Ebenso wichtig ist, welche Besonderheiten schon zum Start berücksichtigt werden müssen. Erst daraus ergibt sich, ob der vorkonfigurierte Umfang ausreicht oder eine individuellere eProcurement-Lösung sinnvoller ist.Auch der umgekehrte Fall ist möglich. Mehrere Standorte oder Beteiligte bedeuten allein noch keine umfassendere Lösung. Wenn eine konkrete Aufgabe klar abgegrenzt bleibt und ein vorbereiteter Ablauf dafür funktioniert, kann EasyStart weiterhin passen.Drei Punkte helfen bei der ersten EinordnungFür eine erste Richtungsentscheidung braucht ein Unternehmen noch keinen vollständigen Anforderungskatalog.Wie weit reicht ein vorbereiteter Ablauf für die aktuelle Aufgabe?Je klarer der Prozess abgegrenzt ist und je besser der vorkonfigurierte Rahmen die Anforderungen abbildet, desto eher kommt EasyStart infrage.Wie stark müssen Abläufe und Entscheidungen an die eigene Organisation angepasst werden?Unterschiedliche Rollen, Freigaben, Bewertungsverfahren oder organisatorische Besonderheiten erhöhen den Bedarf an individueller Ausgestaltung.Wie eng müssen weitere Prozesse und Systeme eingebunden werden? Wenn vorhandene Systeme oder mehrere Beschaffungsprozesse bereits beim ersten Schritt eng zusammenspielen müssen, wird eine modular kombinierbare Lösung wichtiger.Diese drei Punkte lenken die Entscheidung weg von Unternehmensgröße oder möglichst großem Funktionsumfang und hin zum tatsächlichen Prozess.Mehr Funktionsumfang schafft nicht automatisch mehr NutzenEine umfassendere Lösung bietet mehr Möglichkeiten, verlangt bei Auswahl und Einführung aber häufig auch mehr Abstimmung. Wenn ein vorbereiteter Prozess die aktuelle Aufgabe zuverlässig abdeckt, rechtfertigen mögliche spätere Anforderungen allein noch keinen größeren Umfang.Wo mehrere Abläufe, Rollen oder Systemverbindungen schon heute erforderlich sind, gehören sie in die Lösungsentscheidung. Der passende Umfang soll den gegenwärtigen Bedarf abbilden und die Einführung handhabbar halten.EasyStart kann dauerhaft die passende Lösung bleibenEasyStart kann für eine konkrete Aufgabe langfristig der richtige Umfang sein. Ändern sich die Prozesse später, lassen sich innerhalb der Newtron-Plattform weitere Funktionen und Beschaffungsbereiche ergänzen. Diese Möglichkeit muss die erste Entscheidung allerdings nicht bestimmen.Unternehmen mit bereits klaren unternehmensspezifischen Anforderungen können direkt mit der passenden modular kombinierbaren Lösung einsteigen.Der passende Einstieg beginnt bei einem realen ProzessFür die erste Prüfung genügt ein konkreter Beschaffungsprozess.Entscheidend ist, wo heute Aufwand entsteht, welche Personen und Freigaben beteiligt sind und welche Informationen benötigt werden. Ebenso wichtig ist, welche weiteren Prozesse oder Systeme bereits beim ersten Schritt eingebunden werden müssen.Aus diesen Punkten ergibt sich, welche Anforderungen für den Start wirklich entscheidend sind.Gemeinsam mit Newtron lässt sich anschließend prüfen, ob ein vorkonfigurierter EasyStart-Ablauf diese Aufgabe sinnvoll abbildet oder ob eSourcing, SRM beziehungsweise eProcurement mehr Gestaltungsspielraum benötigen.Fazit: So viel Lösung wie der aktuelle Prozess brauchtEin klar abgegrenzter Bedarf, der sich mit vorbereiteten Abläufen gut abbilden lässt, spricht für EasyStart. Sind individuelle Rollen, Freigaben oder Systemverbindungen bereits für den ersten Schritt erforderlich, bietet eine modular kombinierbare Newtron-Lösung den nötigen Gestaltungsspielraum.Maßstab ist der konkrete Beschaffungsprozess: Welcher Umfang unterstützt ihn zuverlässig und lässt sich sinnvoll einführen?Nächster SchrittNehmen Sie den Beschaffungsprozess, den Sie aktuell verbessern möchten. Gemeinsam mit Newtron können Sie prüfen, wie klar sich der Bedarf eingrenzen lässt, welche individuellen Anforderungen bereits heute berücksichtigt werden müssen und welcher Lösungsumfang dazu passt.
