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Schlagwort: Freigabeprozess Einkauf
Wenn der Einkauf erst von der Bestellung erfährt, wenn die Rechnung kommtEigentlich ist der Ablauf klar. Eine Bestellung soll über den vorgesehenen Prozess laufen, der passende Lieferant genutzt werden und Freigaben sollen nachvollziehbar sein. Der Einkauf soll wissen, was bestellt wird, bevor die Rechnung im Unternehmen ankommt.Trotzdem passiert im Alltag oft etwas anderes.Ein Fachbereich braucht kurzfristig Material. Ein Mitarbeiter ruft direkt beim bekannten Lieferanten an. Eine Kollegin bestellt Verbrauchsmaterial per E-Mail. Ein Ersatzteil wird schnell dort angefragt, wo es beim letzten Mal unkompliziert funktioniert hat.Im ersten Moment wirkt das pragmatisch. Die Aufgabe kann weitergehen. Der akute Druck ist gelöst.Für den Einkauf wird der Vorgang häufig erst später sichtbar. Mit der Rechnung kommt eine Rückfrage zur Freigabe oder die Information, dass ein Artikel bei einem Lieferanten bestellt wurde, der dafür eigentlich nicht vorgesehen war.Spätestens dann stellt sich die Frage: Warum wurde wieder am Prozess vorbei bestellt?Hier zeigt sich Maverick Buying im Alltag. Eine Bestellung ist bereits ausgelöst, bevor der Einkauf eingebunden war. Die erste Erklärung lautet dann häufig, die Mitarbeitenden halten sich nicht an die Vorgaben. In der Praxis greift das aber zu kurz. Meist entstehen solche Umwege nicht aus Absicht, sondern weil der direkte Weg schneller funktioniert als der vorgesehene Prozess. Welche Folgen Maverick Buying im Alltag hat und warum mehr Regeln allein nicht reichenIm Tagesgeschäft zählt der schnellste funktionierende Weg. Wenn ein Fachbereich Material braucht, steht nicht zuerst die Einkaufsrichtlinie im Mittelpunkt. Es geht darum, eine Aufgabe zu erledigen, eine Verzögerung zu vermeiden, einen Ablauf nicht zu blockieren.Eine E-Mail ist schnell geschrieben. Ein bekannter Lieferant ist schnell angerufen. Für die einzelne Person fühlt sich das effizient an, für das Unternehmen beginnt der Aufwand oft erst danach.Rahmenverträge werden nicht genutzt. Preise unterscheiden sich, ohne dass jemand es bemerkt hat. Bestellungen müssen nachträglich geklärt werden. Buchhaltung, Einkauf und Fachbereich verlieren Zeit in Rückfragen, die vermeidbar gewesen wären.Und wenn Bedarfe erst sichtbar werden, wenn Rechnung oder Freigabe bereits im Umlauf sind, fehlt dem Einkauf der Steuerungspunkt, der eigentlich vorher liegen sollte. Was bestellt wurde, bei wem bestellt wurde, ob der gewählte Weg zum definierten Prozess passt, das lässt sich im Nachhinein nur noch mit Aufwand klären.Viele Unternehmen reagieren darauf mit zusätzlichen Vorgaben wie mehr Freigabeschritte oder strengere Einkaufsrichtlinien. Das kann notwendig sein, löst aber nicht automatisch die Ursache.Wenn der geregelte Weg im Alltag weiterhin komplizierter ist als der Umweg, bleibt der Anreiz bestehen, ihn zu umgehen. Mitarbeitende folgen nicht automatisch dem formal richtigen Prozess. Sie folgen dem Weg, der für ihre Aufgabe am einfachsten funktioniert.Der geregelte Weg muss deshalb einfacher werden als der ungeregelte. Nicht strenger. Einfacher. Wo Maverick Buying besonders häufig entstehtBesonders deutlich wird das bei wiederkehrenden Bedarfen. Büromaterial, Werkzeuge, Ersatzteile, Verbrauchsmaterial, Standardartikel, Dienstleistungen, die regelmäßig beauftragt werden.Diese Bestellungen entstehen nicht aus einer strategischen Einkaufsentscheidung. Sie entstehen aus dem Tagesgeschäft. Jemand braucht etwas, damit Arbeit weitergehen kann.Wenn Standardbedarfe über definierte Kataloge, klare Rollen und einfache Freigaben laufen, sinkt der Anlass für Umwege. Der Fachbereich muss nicht jedes Mal überlegen, welcher Lieferant richtig ist. Der Einkauf muss nicht jede Bestellung nachträglich klären. Und das Unternehmen erkennt früher, was bestellt wird.Der Prozess wird nicht nur kontrollierbarer. Er wird für alle Beteiligten einfacher. Einfach starten: Bestellungen steuernNewtron Easy Start eProcFür solche Fälle wurde Newtron Easy Start eProc entwickelt. Es setzt bei einem klar begrenzten Bereich an. Einem operativen Bestellprozess, der im Alltag tatsächlich genutzt wird.Über definierte Kataloge, klare Rollen und einfache Freigabeworkflows entsteht ein Bestellweg, der für Fachbereiche nutzbar bleibt und gleichzeitig mehr Kontrolle schafft. Das ist besonders relevant für Unternehmen, in denen Bestellungen heute über viele Wege laufen: per E-Mail, telefonisch, über Lieferantenportale oder direkte Absprachen.In der Demo wird genau dieser Ablauf greifbar: Ein Bedarf entsteht im Fachbereich, der passende Artikel ist vorgegeben, die Freigabe läuft über einen klaren Weg und die Bestellung bleibt nachvollziehbar. Wer seinen heutigen Bestellweg danebenhält, erkennt meist schnell, an welcher Stelle ein erster geregelter Schritt den größten Unterschied machen würde. Fazit: Maverick Buying ist oft ein Hinweis auf einen zu schweren ProzessMaverick Buying hat oft weniger mit bewusstem Umgehen des Einkaufs zu tun als mit einem Prozess, der im Alltag zu schwer funktioniert.Wer es reduzieren möchte, sollte deshalb nicht nur auf mehr Kontrolle setzen. Der größere Hebel liegt darin, den geregelten Bestellprozess einfacher und nachvollziehbarer zu machen. Wenn der richtige Weg im Alltag funktioniert, braucht es weniger Umwege.Einfach starten: Bestellungen steuern | Newtron Easy Start eProcEinfach starten. Professionell weiterkommen. Nächster SchrittWenn Bestellungen heute über viele Wege laufen und der Einkauf sie erst sieht, wenn die Rechnung kommt, ist die Demo ein sinnvoller nächster Schritt. Newtron zeigt anhand eines typischen Bestellablaufs, wie operative Bedarfe einfacher, klarer und nachvollziehbarer gesteuert werden können. Dabei wird sichtbar, wo in Ihrem Unternehmen ein erster geregelter Schritt sinnvoll beginnen kann.
