eKompetenz Maverick Buying reduzieren: Warum Bestellungen am Prozess vorbeigehen Wenn der Einkauf erst von der Bestellung erfährt, wenn die Rechnung kommtEigentlich ist der Ablauf klar. Eine Bestellung soll über den vorgesehenen Prozess laufen, der passende Lieferant genutzt werden und Freigaben sollen nachvollziehbar sein. Der Einkauf soll wissen, was bestellt wird, bevor die Rechnung im Unternehmen ankommt.Trotzdem passiert im Alltag oft etwas anderes.Ein Fachbereich braucht kurzfristig Material. Ein Mitarbeiter ruft direkt beim bekannten Lieferanten an. Eine Kollegin bestellt Verbrauchsmaterial per E-Mail. Ein Ersatzteil wird schnell dort angefragt, wo es beim letzten Mal unkompliziert funktioniert hat.Im ersten Moment wirkt das pragmatisch. Die Aufgabe kann weitergehen. Der akute Druck ist gelöst.Für den Einkauf wird der Vorgang häufig erst später sichtbar. Mit der Rechnung kommt eine Rückfrage zur Freigabe oder die Information, dass ein Artikel bei einem Lieferanten bestellt wurde, der dafür eigentlich nicht vorgesehen war.Spätestens dann stellt sich die Frage: Warum wurde wieder am Prozess vorbei bestellt?Hier zeigt sich Maverick Buying im Alltag. Eine Bestellung ist bereits ausgelöst, bevor der Einkauf eingebunden war. Die erste Erklärung lautet dann häufig, die Mitarbeitenden halten sich nicht an die Vorgaben. In der Praxis greift das aber zu kurz. Meist entstehen solche Umwege nicht aus Absicht, sondern weil der direkte Weg schneller funktioniert als der vorgesehene Prozess. Welche Folgen Maverick Buying im Alltag hat und warum mehr Regeln allein nicht reichenIm Tagesgeschäft zählt der schnellste funktionierende Weg. Wenn ein Fachbereich Material braucht, steht nicht zuerst die Einkaufsrichtlinie im Mittelpunkt. Es geht darum, eine Aufgabe zu erledigen, eine Verzögerung zu vermeiden, einen Ablauf nicht zu blockieren.Eine E-Mail ist schnell geschrieben. Ein bekannter Lieferant ist schnell angerufen. Für die einzelne Person fühlt sich das effizient an, für das Unternehmen beginnt der Aufwand oft erst danach.Rahmenverträge werden nicht genutzt. Preise unterscheiden sich, ohne dass jemand es bemerkt hat. Bestellungen müssen nachträglich geklärt werden. Buchhaltung, Einkauf und Fachbereich verlieren Zeit in Rückfragen, die vermeidbar gewesen wären.Und wenn Bedarfe erst sichtbar werden, wenn Rechnung oder Freigabe bereits im Umlauf sind, fehlt dem Einkauf der Steuerungspunkt, der eigentlich vorher liegen sollte. Was bestellt wurde, bei wem bestellt wurde, ob der gewählte Weg zum definierten Prozess passt, das lässt sich im Nachhinein nur noch mit Aufwand klären.Viele Unternehmen reagieren darauf mit zusätzlichen Vorgaben wie mehr Freigabeschritte oder strengere Einkaufsrichtlinien. Das kann notwendig sein, löst aber nicht automatisch die Ursache.Wenn der geregelte Weg im Alltag weiterhin komplizierter ist als der Umweg, bleibt der Anreiz bestehen, ihn zu umgehen. Mitarbeitende folgen nicht automatisch dem formal richtigen Prozess. Sie folgen dem Weg, der für ihre Aufgabe am einfachsten funktioniert.Der geregelte Weg muss deshalb einfacher werden als der ungeregelte. Nicht strenger. Einfacher. Wo Maverick Buying besonders häufig entstehtBesonders deutlich wird das bei wiederkehrenden Bedarfen. Büromaterial, Werkzeuge, Ersatzteile, Verbrauchsmaterial, Standardartikel, Dienstleistungen, die regelmäßig beauftragt werden.Diese Bestellungen entstehen nicht aus einer strategischen Einkaufsentscheidung. Sie entstehen aus dem Tagesgeschäft. Jemand braucht etwas, damit Arbeit weitergehen kann.Wenn Standardbedarfe über definierte Kataloge, klare Rollen und einfache Freigaben laufen, sinkt der Anlass für Umwege. Der Fachbereich muss nicht jedes Mal überlegen, welcher Lieferant richtig ist. Der Einkauf muss nicht jede Bestellung nachträglich klären. Und das Unternehmen erkennt früher, was bestellt wird.Der Prozess wird nicht nur kontrollierbarer. Er wird für alle Beteiligten einfacher. Einfach starten: Bestellungen steuernNewtron Easy Start eProcFür solche Fälle wurde Newtron Easy Start eProc entwickelt. Es setzt bei einem klar begrenzten Bereich an. Einem operativen Bestellprozess, der im Alltag tatsächlich genutzt wird.Über definierte Kataloge, klare Rollen und einfache Freigabeworkflows entsteht ein Bestellweg, der für Fachbereiche nutzbar bleibt und gleichzeitig mehr Kontrolle schafft. Das ist besonders relevant für Unternehmen, in denen Bestellungen heute über viele Wege laufen: per E-Mail, telefonisch, über Lieferantenportale oder direkte Absprachen.In der Demo wird genau dieser Ablauf greifbar: Ein Bedarf entsteht im Fachbereich, der passende Artikel ist vorgegeben, die Freigabe läuft über einen klaren Weg und die Bestellung bleibt nachvollziehbar. Wer seinen heutigen Bestellweg danebenhält, erkennt meist schnell, an welcher Stelle ein erster geregelter Schritt den größten Unterschied machen würde. Fazit: Maverick Buying ist oft ein Hinweis auf einen zu schweren ProzessMaverick Buying hat oft weniger mit bewusstem Umgehen des Einkaufs zu tun als mit einem Prozess, der im Alltag zu schwer funktioniert.Wer es reduzieren möchte, sollte deshalb nicht nur auf mehr Kontrolle setzen. Der größere Hebel liegt darin, den geregelten Bestellprozess einfacher und nachvollziehbarer zu machen. Wenn der richtige Weg im Alltag funktioniert, braucht es weniger Umwege.Einfach starten: Bestellungen steuern | Newtron Easy Start eProcEinfach starten. Professionell weiterkommen. Nächster SchrittWenn Bestellungen heute über viele Wege laufen und der Einkauf sie erst sieht, wenn die Rechnung kommt, ist die Demo ein sinnvoller nächster Schritt. Newtron zeigt anhand eines typischen Bestellablaufs, wie operative Bedarfe einfacher, klarer und nachvollziehbarer gesteuert werden können. Dabei wird sichtbar, wo in Ihrem Unternehmen ein erster geregelter Schritt sinnvoll beginnen kann.
ERP vorhanden, Beschaffung trotzdem aufwendig? Wo im Einkaufsalltag die Lücke entsteht. Wenn Beschaffung trotz ERP im Alltag nicht einfacher wirdIn vielen Unternehmen ist ein ERP-System seit Jahren im Einsatz. Es bucht Eingangsrechnungen, verwaltet Stammdaten, bildet Lagerbestände ab und verbindet Finanz- und Logistikprozesse miteinander. Für diese Aufgaben wurde es eingeführt, und für diese Aufgaben funktioniert es.Trotzdem erleben viele Einkaufsverantwortliche, dass bestimmte Teile der Beschaffung nach wie vor aufwendig sind. Angebotsvergleiche laufen außerhalb der späteren Verarbeitung. Lieferanteninformationen müssen zusammengesucht werden. Bestellungen entstehen auf Wegen, die im ERP erst spät oder nur teilweise sichtbar werden.Viele stellen sich dabei irgendwann dieselbe Frage: Wenn wir schon ein ERP haben, warum ist Beschaffung trotzdem so mühsam?Das ERP ist nicht das Problem. Aber es löst auch nicht jeden Beschaffungsaufwand. Die Frage ist, welche Schritte im Alltag davor stattfinden und was dort bisher fehlt.Was ERP-Systeme leisten und wo Beschaffung trotzdem außerhalb läuftERP-Systeme sind auf Verarbeitung und Buchung ausgelegt. Sie verarbeiten das, was bereits entschieden wurde: eine Bestellung, die ausgelöst wurde. Eine Rechnung, die eingeht. Eine Lieferung, die gebucht wird.Die Schritte davor liegen häufig in einem anderen Bereich.Wer drei Lieferanten anfragen, ihre Rückmeldungen vergleichen und auf dieser Basis eine Entscheidung treffen will, arbeitet in vielen Unternehmen weiterhin mit E-Mail, Anhängen oder Tabellen. Wer wissen will, wie zuverlässig ein Lieferant in den letzten zwei Jahren war, findet diese Einschätzung selten vollständig in Buchungsdaten. Wer eine Standardbestellung für C-Teile-Bedarf im Fachbereich ermöglichen will, ohne eine ERP-Schulung vorauszusetzen, braucht dafür meist einen zugänglicheren Weg.Das ist keine Schwäche des ERP. Viele dieser Aufgaben liegen außerhalb dessen, wofür es ursprünglich gedacht ist.Operative Beschaffung beginnt häufig in einem Bereich, der im ERP nur teilweise oder erst später sichtbar wird. Genau dieser Bereich läuft in vielen Unternehmen über E-Mail, Excel, Telefonat und direkte Absprache. Er wird selten als Problem wahrgenommen. Dabei summiert sich der Aufwand: Jede Vergabe, die nicht dokumentiert ist, kostet Zeit, wenn Fragen kommen. Jedes Lieferantenwissen, das an einer Person hängt, ist ein Risiko, wenn diese Person geht. Jede Bestellung, die am System vorbeiläuft, entzieht sich der Kontrolle bevor sie überhaupt sichtbar wird.Drei konkrete Stellen, an denen ERP-Grenzen im Alltag spürbar werdenAngebote vergleichenDer Angebotsvergleich findet in vielen Unternehmen vor dem eigentlichen ERP-Prozess statt. Entsprechend laufen Anfragen und Rückmeldungen häufig über E-Mail, Excel und unterschiedliche Dateiformate.Eine Anfrage geht per E-Mail raus. Drei Lieferanten antworten, jeder anders. Einer schickt eine Excel-Tabelle, einer ein PDF, einer antwortet direkt im E-Mail-Text. Wer jetzt vergleichen will, muss zuerst aufbereiten. Preise übertragen, Konditionen nebeneinanderlegen und Mengenangaben vereinheitlichen, bevor die eigentliche Entscheidung überhaupt beginnt.Was am Ende bleibt, ist eine Vergabe, die sich im Nachhinein kaum noch sauber rekonstruieren lasst. Wer hat welches Angebot gesehen? Auf welcher Grundlage wurde entschieden? Bei einer Prüfung, einem Lieferantenwechsel oder einem internen Wechsel im Einkauf sind diese Fragen oft nicht mehr beantwortbar.Mit Newtron Easy Start Sourcing werden Anfragen strukturierter gestellt und Rückmeldungen besser vergleichbar erfasst. Die Vergabe entsteht auf einer dokumentierten Grundlage, nicht nur im E-Mail-Verlauf. Das ERP bleibt in seiner Rolle bestehen und erhält am Ende die relevanten Daten. Der Schritt davor wird geordneter.Lieferanten überblickenIm ERP stehen Lieferantenstammdaten: Name, Adresse, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen. Das ist notwendig für die Buchung. Für Einkaufsentscheidungen reicht es häufig nicht.Wer wissen will, ob ein Lieferant pünktlich liefert, wie er bei der letzten Ausschreibung abgeschnitten hat, ob seine Zertifizierungen aktuell sind oder welche Erfahrungen Kollegen mit ihm gemacht haben, findet diese Informationen meist nicht vollständig im ERP. Er fragt nach, sucht in E-Mails, öffnet Ordner, die seit Monaten niemand gepflegt hat, oder verlässt sich auf die Erinnerung von Kollegen.Das funktioniert, solange dieselben Personen im Unternehmen sind. Wenn ein erfahrener Einkäufer das Unternehmen verlässt, geht ein Teil dieses Wissens mit. Was bleibt, sind Stammdaten, aber keine Einschätzung, keine Geschichte, keine Grundlage für die nächste Entscheidung.Mit Newtron Easy Start SRM wird Lieferantenwissen zentraler erfassbar: Bewertungen, Selbstauskünfte, Ansprechpartner, relevante Dokumente. Die Stammdaten im ERP bleiben, was sie sind. Daneben entsteht eine Grundlage, auf der Einkaufsentscheidungen besser vorbereitet werden können, unabhängig davon, wer gerade im Unternehmen ist.Bestellungen steuernWer im Fachbereich dringend Büromaterial, Werkzeug oder Standardmaterial braucht, wird keinen Prozess nutzen, der im Alltag schwer verständlich ist oder unnötig viele Schritte voraussetzt. Er bestellt per E-Mail, ruft beim Lieferanten an oder kauft direkt. Das Unternehmen verliert Kontrolle und Nachvollziehbarkeit, bevor die Rechnung überhaupt eintrifft.In der Praxis setzt sich meist der Weg durch, der am einfachsten nutzbar ist. Wer Bestellungen besser steuern möchte, muss den vorgesehenen Prozess so gestalten, dass er im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt wird.Mit Newtron Easy Start eProc lauft der operative Bestellprozess über definierte Kataloge, klare Rollen und einen einfachen Freigabeworkflow. Die Nutzung ist niedrigschwellig genug, damit Fachbereiche sie tatsächlich nutzen. Bestellungen entstehen nicht mehr am System vorbei. Das ERP erhält am Ende strukturierte Daten. Was vorher gefehlt hat, war nicht die Buchungslogik, sondern der praktikable Einstieg in den Bestellprozess.Was diese drei Situationen gemeinsam habenAngebotsvergleiche im E-Mail-Verlauf, Lieferantenwissen das an Personen hängt, Bestellungen die am System vorbeigehen: Das sind drei unterschiedliche Probleme mit derselben Ursache. Der Beschaffungsprozess beginnt früher, als das ERP greift. Und dieser vorgelagerte Bereich hat bisher kein geeignetes Werkzeug bekommen.Die drei Easy-Start-Lösungen von Newtron greifen diese Herausforderungen auf. Sie basieren auf der bestehenden Newtron Plattform, ersetzen kein vorhandenes System und lassen sich schrittweise erweitern. Wer an der Stelle beginnt, an der heute der größte Abstimmungsaufwand entsteht, baut auf einer professionellen Basis auf, ohne ein Gesamtprojekt aufzusetzen.Fazit: Das ERP ist nicht das Problem. Der Bereich davor war bisher die Lücke.Viele Unternehmen suchen die Ursache für Beschaffungsaufwand im ERP. Tatsächlich entsteht ein großer Teil davon in den Schritten davor.Einfach starten: Angebote vergleichen | Newtron Easy Start SourcingEinfach starten: Lieferanten überblicken | Newtron Easy Start SRMEinfach starten: Bestellungen steuern | Newtron Easy Start eProcEinfach starten. Professionell weiterkommen.Nächster SchrittWenn Beschaffungsaufwand heute vor Ihrem ERP entsteht, lohnt sich ein Blick auf genau diesen Einstiegspunkt. In der Demo zeigt Newtron, ob Sourcing, SRM oder eProc der sinnvollste erste Schritt ist und was sich danach im Alltag konkret ändert.
