Skip to content
Schlagwort: Prozesskosten Einkauf
Was der bestehende Beschaffungsprozess heute schon kostetEin Unternehmen prüft die Einführung einer digitalen Beschaffungslösung. Einführung, Lizenz, Integration und interne Ressourcen lassen sich kalkulieren.Der bestehende Prozess läuft oft seit Jahren und wirkt zunächst unauffällig. Bedarfe werden gemeldet, Angebote eingeholt, Freigaben erteilt und Bestellungen ausgelöst. Leicht übersehen wird dabei der Aufwand rund um jeden einzelnen Vorgang.An einer Bestellung sind häufig mehrere Personen beteiligt. Fachbereiche erfassen Bedarfe, Angaben werden ergänzt, Freigaben nachgehalten, Bestelldaten übertragen und Abweichungen später geklärt. Was im Einzelfall nach wenigen Minuten aussieht, wiederholt sich bei jeder weiteren Bestellung.Wie unterschiedlich selbst eine routinemäßige Beschaffungsaktivität wirtschaftlich ausfallen kann, zeigen Benchmarkdaten von APQC. Je nach untersuchter Organisation liegen die Kosten für die Bearbeitung einer Purchase Order ungefähr zwischen 14 und mehr als 54 US-Dollar.Entscheidend für die interne Bewertung ist weniger der einzelne Wert als die Spannweite. Sie zeigt, wie stark sich die Kosten desselben grundlegenden Vorgangs abhängig von Prozessorganisation und Bearbeitungsweise unterscheiden können.Für den eigenen Business Case kommt es deshalb auf mehr als Einkaufsvolumen und Unternehmensgröße an. Ebenso wichtig ist, was rund um die einzelnen Beschaffungsvorgänge tatsächlich passiert.Fünf Kostenfaktoren, die in der Kalkulation häufig fehlen Operative Bearbeitungskosten entstehen bei jedem VorgangMeldet ein Fachbereich einen Bedarf, müssen Mengen, Kostenstelle und Leistungsumfang geprüft, ein Angebot zugeordnet und die Freigabe eingeholt werden. Erst danach kann die Bestellung ausgelöst werden.Bei einem einzelnen Vorgang fallen einige zusätzliche Minuten kaum auf. Über mehrere Hundert oder Tausend Vorgänge im Jahr entsteht daraus ein relevanter Kostenblock.Für die Kalkulation muss sichtbar werden, wie viele Personen an einem durchschnittlichen Vorgang beteiligt sind, wie viel Zeit sie dafür benötigen und welche Arbeitsschritte bei jedem Bedarf erneut beginnen.Je häufiger sich ähnliche Abläufe wiederholen, desto stärker wirkt sich selbst ein kleiner Zeitaufwand pro Vorgang auf die Gesamtkosten aus. Koordination bindet zusätzliche KapazitätEin Vorgang kann fachlich schnell bearbeitet sein und trotzdem mehrere Tage liegen bleiben. Vielleicht fehlt noch eine Freigabe oder eine Rückmeldung aus dem Fachbereich. Möglicherweise befindet sich eine wichtige Information nur im Postfach einer beteiligten Person. Wenn jemand den Vorgang später wieder aufnimmt, muss zunächst geklärt werden, an welcher Stelle er steht.Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit fließt dann ins Nachhalten, Erinnern und Wiederaufnehmen. Gerade bei Abläufen über E-Mail, Excel und mehrere Systeme entsteht so zusätzlicher Aufwand zwischen den eigentlichen Bearbeitungsschritten. Fehler und Ausnahmen erzeugen NacharbeitskostenWird ein Bedarf zunächst per E-Mail gemeldet, anschließend in eine Tabelle übernommen und später im ERP erfasst, wird dieselbe Information mehrfach übertragen.Artikelnummern, Mengen, Preise, Kostenstellen oder Lieferadressen können dabei fehlen oder voneinander abweichen. Ein Fehler entsteht dabei schnell, seine Klärung kann jedoch mehrere Beteiligte beschäftigen.Einkauf, Fachbereich, Lieferant, Wareneingang oder Buchhaltung müssen rekonstruieren, welche Information richtig ist und an welcher Stelle korrigiert werden muss. Mit jeder zusätzlichen Schleife steigt die Arbeitszeit für denselben Bedarf.Ein digital strukturierter Ablauf kann diesen Aufwand dort reduzieren, wo Informationen vom Bedarf über Freigabe und Bestellung bis in nachgelagerte Prozesse konsistent weitergeführt werden. Maverick Buying reduziert realisierte EinkaufsvorteileEin direkter Anruf beim bekannten Lieferanten oder eine schnelle Bestellung per E-Mail erscheint im Einzelfall unkompliziert. Aus Unternehmenssicht kann ein solcher Vorgang jedoch wirtschaftliche Folgen haben.Freigaben fehlen, Bestellungen werden erst mit der Rechnung sichtbar oder vereinbarte Lieferanten und Verträge werden umgangen. Der Einkauf verliert damit einen Teil seines Einflusses auf den tatsächlichen Beschaffungsweg.Einkauf schafft wirtschaftlichen Wert durch ausgehandelte Konditionen, gebündelte Volumina und definierte Lieferanten. Wenn Fachbereiche im Tagesgeschäft andere Wege wählen, kommt dieser wirtschaftliche Vorteil im Unternehmen nur eingeschränkt an.Für die Bewertung zählt deshalb neben den verhandelten Konditionen auch, welcher Anteil der tatsächlichen Beschaffung darüber abgewickelt wird. Fragmentierte Informationen begrenzen wirtschaftliche EntscheidungenBisherige Preise stehen im ERP, das aktuelle Angebot liegt im Postfach und Vertragsinformationen befinden sich in einer anderen Ablage. Hinzu kommt Wissen über Lieferanten, das möglicherweise nur bei einer einzelnen Person vorhanden ist.Vor der nächsten Entscheidung müssen diese Informationen erst zusammengeführt werden. Das kostet Zeit und erschwert den Überblick. Bedarfe zu bündeln, Lieferanten zu vergleichen und Verhandlungen vorzubereiten wird dadurch aufwendiger.Der wirtschaftliche Nutzen digitaler Beschaffung reicht deshalb über eingesparte Arbeitszeit hinaus. Eine verlässliche Datenbasis hilft dem Einkauf, einen größeren Teil des Beschaffungsvolumens systematisch zu steuern und vorhandene Potenziale besser zu nutzen.Zwei Unternehmen, zwei unterschiedliche EntscheidungenEin mittelständisches Unternehmen bearbeitet rund 1.500 Bestellungen im Jahr. Mehrere Standorte und Fachbereiche melden ihre Bedarfe über unterschiedliche Wege. Freigaben müssen nachgehalten werden, Daten werden mehrfach übertragen und Bestellstände regelmäßig abgefragt.Schon wenige zusätzliche Minuten pro Vorgang wiederholen sich hier 1.500-mal im Jahr. Hinzu kommen Koordination, Korrekturen und mögliche Abweichungen von vereinbarten Einkaufswegen. Hohe Wiederholung, hoher Prozessaufwand und wirtschaftlich relevante Abweichungen treffen hier aufeinander.Für dieses Unternehmen spricht viel dafür, die tatsächlichen Prozesskosten genauer zu erfassen und einen digital strukturierten Ablauf wirtschaftlich zu prüfen.Ein anderes Unternehmen bearbeitet etwa 120 Bestellungen pro Jahr. Die Bedarfe sind ähnlich, ein kleiner Kreis fester Lieferanten deckt den größten Teil ab und eine Person koordiniert den Ablauf. Freigaben sind einfach, Bestelldaten vollständig und die Vorgänge auch heute gut nachvollziehbar.Hier kann der wirtschaftliche Hebel deutlich kleiner sein. Aber auch bei wenigen Bestellungen kann Digitalisierung wirtschaftlich interessant werden, etwa bei hohen Fehlerkosten, fehlender Transparenz oder einer starken Abhängigkeit von einzelnen Personen.Wann sich digitale Beschaffung noch nicht rechnetBei wenigen Vorgängen, einem kleinen und stabilen Lieferantenkreis, einfachen Freigaben und bereits sauber dokumentierten Abläufen kann der wirtschaftliche Effekt begrenzt bleiben. Das gilt besonders bei Beschaffungen, die stark individuell sind und nur wenige wiederkehrende Schritte aufweisen.Auch ungeklärte Zuständigkeiten oder unzureichend gepflegte Stamm- und Katalogdaten sollten vor einer Systementscheidung berücksichtigt werden. Eine Software kann einen schlecht definierten Prozess digital abbilden. Damit ist seine organisatorische Ursache noch nicht gelöst.Ebenso wichtig ist, ob der digitale Einkaufsweg im Alltag tatsächlich genutzt wird. Ein digitaler Einkaufsweg entwickelt seinen wirtschaftlichen Mehrwert, wenn Fachbereiche ihn verstehen und im Alltag konsequent verwenden. Bestehen parallele Wege über E-Mail, Telefon oder andere Systeme fort, bleibt auch ein Teil des bisherigen Aufwands bestehen.Die Wirtschaftlichkeitsfrage betrifft deshalb immer zwei Ebenen, das Verbesserungspotenzial des Prozesses und die realistische Umsetzbarkeit im Unternehmen.Drei Fragen vor der SystementscheidungBevor über Lösung, Funktionsumfang oder Einführung gesprochen wird, lässt sich ein Beschaffungsprozess mit drei Fragen wirtschaftlich einordnen.Wie häufig wiederholt sich der Prozess?Ein kleiner manueller Schritt fällt bei wenigen Vorgängen kaum ins Gewicht. Bei mehreren Hundert oder Tausend Wiederholungen kann daraus ein eigener Kostenblock entstehen.Wie viel Aufwand entsteht pro Vorgang?Zum Aufwand gehören die eigentliche Bearbeitung ebenso wie Rückfragen, Übergaben, Freigaben, Nachhalten und Korrekturen.Welche wirtschaftlichen Abweichungen entstehen zusätzlich?Bestellungen außerhalb vereinbarter Verträge, nicht genutzte Konditionen, fehlende Bündelung oder fragmentierte Informationen können einen größeren wirtschaftlichen Effekt haben als die reine Bearbeitungszeit.Je stärker diese drei Faktoren zusammenkommen, desto relevanter wird eine genauere Wirtschaftlichkeitsprüfung. Den vermeidbaren Kosten des bestehenden Ablaufs werden Einführung, Integration, Lizenz, interner Umstellungsaufwand und laufender Betrieb gegenübergestellt.Damit wird aus der allgemeinen Frage nach Digitalisierung eine konkrete Investitionsentscheidung. Welcher Beschaffungsprozess kostet heute genug Geld, um ihn genauer zu untersuchen?Mit Newtron den wirtschaftlich passenden Einstieg bestimmenFür die erste Prüfung dient ein realer Beschaffungsprozess aus dem Unternehmen. Gemeinsam mit Newtron wird nachvollzogen, wie der Vorgang heute läuft, wie häufig er vorkommt, wer daran beteiligt ist und an welchen Stellen Wartezeiten, Korrekturen oder Umwege entstehen. Auch wirtschaftliche Vorteile, die bislang nur teilweise genutzt werden, gehören in diese Betrachtung.Auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, welcher digitale Umfang zur tatsächlichen Ausgangslage passt.FazitDie Investitionskosten einer digitalen Beschaffungslösung sind schnell sichtbar, während sich der Aufwand des bestehenden Prozesses über viele Vorgänge und Beteiligte verteilt.Operative Bearbeitung, Koordination, Nacharbeit, Maverick Buying und fragmentierte Informationen belasten den Prozess auf unterschiedliche Weise.Für die Investitionsentscheidung kommt es darauf an, wie häufig ein Prozess auftritt, welchen Aufwand er verursacht und welcher wirtschaftliche Wert durch Abweichungen oder fehlende Informationen verloren geht. Je stärker diese Faktoren zusammenwirken, desto eher lohnt sich eine genaue Wirtschaftlichkeitsprüfung. Bei wenigen, einfachen und bereits gut organisierten Vorgängen kann der Nutzen gering bleiben.Am Ende geht es um eine konkrete Frage:Welcher Beschaffungsprozess verursacht heute regelmäßig genug Kosten, um seine Digitalisierung wirtschaftlich zu prüfen?Nehmen Sie einen wiederkehrenden Beschaffungsprozess aus Ihrem Unternehmen. Gemeinsam mit Newtron betrachten Sie Vorgangsmenge, Arbeitsschritte, Übergaben und typische Abweichungen. Daraus lässt sich ableiten, ob dort ein wirtschaftlich relevanter Hebel liegt und welcher digitale Umfang zur Ausgangssituation passt.
Warum Unternehmen den ROI ihres Einkaufs falsch bewertenUnd warum Newtron an dieser Stelle den Unterschied machtEinkaufsabteilungen stehen heute stärker unter Druck als je zuvor. Budgets sind begrenzt, Ressourcen knapp, Prozesse müssen zuverlässig funktionieren. In diesem Umfeld entstehen wirtschaftliche Verluste selten durch einzelne Fehlentscheidungen. Sie entstehen dort, wo Entscheidungen ausbleiben, weil Strukturen fehlen oder Abläufe nicht klar steuerbar sind.Trotz der bekannten Vorteile moderner Einkaufsplattformen zögern viele Unternehmen. Der Grund liegt dabei nicht in Bequemlichkeit. Er liegt im Wunsch nach Sicherheit. Das Bekannte wirkt berechenbarer als das Neue. Diese Einschätzung ist menschlich, im Einkauf jedoch oft wirtschaftlich falsch. Denn Stillstand ist kein neutraler Zustand. Er kostet jeden Tag Geld.Die stillen Kosten des Status quoUnternehmen unterschätzen systematisch, wie viel Wertschöpfung in alltäglichen Abläufen verloren geht. Der Einkauf verliert selten über Preise. Er verliert über Prozesse. Über manuelle Schritte, Medienbrüche, verzögerte Freigaben, wiederkehrende Rückfragen, fehlende Transparenz und unklare Zuständigkeiten.Jede dieser Reibungen wirkt für sich genommen harmlos. In der Summe entstehen daraus jedoch erhebliche Kosten. Genau hier liegt das Problem. Solange diese Effekte nicht sichtbar sind, werden sie nicht bewertet. Und was nicht bewertet wird, bleibt unverändert.Der ROI-Rechner von Newtron macht diese Kosten sichtbar. Warum Entscheider trotz klarer Potenziale wartenViele Führungskräfte treffen Entscheidungen erst dann, wenn ein Problem eindeutig messbar ist. Im Einkauf entsteht der wirtschaftliche Schaden jedoch nicht durch einzelne Ereignisse, sondern durch eine Vielzahl kleiner Ineffizienzen, die sich täglich wiederholen.Dieses Muster führt dazu, dass Organisationen abwarten, obwohl der Nutzen einer Veränderung längst größer wäre als das Risiko. Dabei wird oft übersehen, dass Verzögerung selbst ein wirtschaftlicher Faktor ist. Sie bindet Kapazitäten, blockiert Einsparungen und verschiebt Effekte, die bereits heute realisierbar wären. Was der ROI-Rechner von Newtron anders machtViele ROI-Tools arbeiten mit pauschalen Annahmen und idealisierten Modellen. Die Ergebnisse sehen gut aus, bleiben jedoch abstrakt. Der ROI-Rechner von Newtron basiert ausschließlich auf realen Prozessdaten des jeweiligen Unternehmens.Jede Zahl folgt einer nachvollziehbaren Logik. Jede Berechnung lässt sich erklären. Unternehmen sehen nicht nur, welches Einsparpotenzial möglich wäre, sondern wie hoch ihre heutigen Prozesskosten tatsächlich sind.Dieser Unterschied ist entscheidend. Denn reale Zahlen verändern die Qualität von Entscheidungen. Der Nutzen für Unternehmen ist unmittelbar erkennbar Der ROI-Rechner liefert Ergebnisse, die direkt in strategische Entscheidungen einfließen können. Dazu gehören:Messbare Einsparpotenziale in Prozessen, Abläufen und ArbeitszeitenTransparenz über gebundene Ressourcen, die bisher nicht sichtbar warenEin realistischer Vergleich zwischen aktuellem Aufwand und optimierten AbläufenSzenarien, die zeigen, welche Effekte durch strukturelle Verbesserungen entstehenKlarheit über die tatsächlichen Kosten des NichtstunsDiese Grundlage ist belastbar. Sie muss nicht interpretiert oder verteidigt werden. Sie ist konkret und anschlussfähig für Management, Einkauf und Controlling. Warum Newtron ein verlässlicher Partner für den Einkauf istNewtron bringt 25 Jahre Erfahrung im operativen Einkauf ein. Diese Erfahrung basiert nicht auf Theorie, sondern auf gewachsenen Strukturen, realen Projekten und unterschiedlichen Organisationsformen.Die Lösungen orientieren sich an tatsächlichen Herausforderungen im Einkauf, nicht an Trends. Im Mittelpunkt stehen drei Prinzipien:Struktur. Sie sorgt dafür, dass Abläufe stabil bleiben und Fehler seltener werden.Steuerbarkeit. Sie gibt Teams Kontrolle über Prozesse, statt sie mit Funktionen zu überfordern.Klarheit. Sie schafft Entscheidungsgrundlagen, die auf Daten beruhen, nicht auf Annahmen.Diese Prinzipien machen Projekte planbar und Ergebnisse nachvollziehbar. Genau deshalb entscheiden sich viele Unternehmen nach dem ROI-Check für Newtron. Ausschlaggebend sind reale Prozessdaten und ihre wirtschaftliche Wirkung. FazitDigitalisierung im Einkauf ist kein Risiko. Sie ist ein messbarer wirtschaftlicher Hebel. Der ROI-Rechner zeigt präzise, wie groß dieser Hebel im eigenen Unternehmen ist. Er macht sichtbar, welche Einsparungen erreichbar sind und welche Kosten entstehen, wenn Strukturen unverändert bleiben. Klare Zahlen reduzieren Unsicherheit und verbessern die Entscheidungsqualität.
