Partnerschalich & individuell – das eProcurement Projekt Weidmüller

Weidmüller ist weltweit für seine Produkte mit Fokus auf Smart Industrial Connectivity bekannt. Gemeint sind damit die Bereiche Elektrifizierung, Automatisierung, Digitalisierung, elektrische Verbindungstechnik, Elektromobilität und erneuerbare Energien. Dies sind alles Märkte, in denen unser Kunde zu Hause ist. Das 1850 gegründete Familienunternehmen ist in über 80 Ländern mit Produktionsstätten und Vertriebsgesellschaften vertreten. Als Global Player in der elektrischen Verbindungstechnik erzielte Weidmüller im Geschäftsjahr 2023 einen Umsatz von mehr als einer Milliarde Euro und ist Arbeitgeber von rund 6.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weltweit – davon ca. 2.000 am Stammsitz in Detmold, inmitten von Ostwestfalen-Lippe.

Wo liegen die Herausforderungen bei der Digitalisierung eigner Prozesse?

Die größte Hürde bei der Digitalisierung von Prozessen besteht in der Regel darin, diese klar und eindeutig zu definieren, ohne Spielraum für Fehlinterpretationen zu lassen. Ein zu 100% definierter Prozess muss die verschiedensten Varianten und Optionen berücksichtigen. Das bedeutet, dass die Anwender genau beschreiben müssen, was wann im Prozess und unter welchen Bedingungen passieren muss. Also welche Varianten kann es geben und welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Viele Anwender sind sich oft nicht bewusst, wie wichtig und zeitintensiv dieser erste Schritt ist. Dieses Vorgehen ist mühselig, aber wenn die Abläufe sauber und unmissverständlich definiert sind, ist die Digitalisierung im Anschluss meist unkompliziert.

So bestand auch im Fall des Technologieunternehmens Weidmüller die größte Herausforderung zu Beginn darin, den Prozess möglichst klar und eindeutig zu definieren und damit die Voraussetzung für die Digitalisierung des Prozesses zu schaffen. Mit dieser Erkenntnis starteten Fanny Michel als Projektleiterin bei Newtron und Ina Wiebe als Projektleiterin bei Weidmüller gemeinsam mit weiteren Kolleginnen und Kollegen in das Implementierungsprojekt.

Was waren die Anforderungen an die Lösung?

Um den Bedarfsträgern bei Weidmüller ein einheitliches Einkaufserlebnis zu ermöglichen und den steigenden Anforderungen an Digitalisierung und Automatisierung gerecht zu werden, sollte bei Weidmüller eine eProcurement-Plattform eingeführt werden.

Der Projektgegenstand für Newtron bestand daher darin, eine geeignete Plattform anzubieten, die das Ziel verfolgen sollte, zunächst Freitextanfragen und später auch Katalogbestellungen auszulösen sowie Freigabeprozesse durchzuführen. Auf der Suche nach einem geeigneten Anbieter führte Weidmüller eine umfassende Marktanalyse durch. Dazu wurden im Vorfeld alle Anforderungen an die Umsetzung in einem Lastenheft zusammengefasst.

Ursprünglich war geplant, zunächst nur die digitale Abbildung von Freitextanforderungen umzusetzen. Im weiteren Projektverlauf wurde jedoch entschieden, direkt auf eine Kombination aus Freitextanforderung und Katalogbestellung zu setzen.

Warum mit Newtron?

Newtron stand bei Weidmüller von vornherein mit auf der Liste möglicher Partner für das neue Projekt, da die Katalogbestellungen in der Vergangenheit bereits erfolgreich mit Newtron abgewickelt wurden.  

So war auch bereits zu Beginn klar, dass Newtron auf jeden Fall geprüft werden muss.  

Neben Newtron wurden natürlich auch andere Anbieter geprüft – speziell Anbieter, mit denen Weidmüller bereits im Vorfeld gut zusammengearbeitet hat. Am Ende gaben Flexibilität und Zuverlässigkeit den Ausschlag, Newtron als Partner zu wählen. Newtrons Individualität, mit der die Lösung speziell bei den Freigabeprozessen und Workflows entsprechend den Ansprüchen von Weidmüller gestaltet werden konnte, waren ein wichtiger Faktor für die Vergabeentscheidung.  Die Tatsache, dass Newtron als deutscher Anbieter für die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen für seine Zuverlässigkeit bekannt ist, sowie die einwandfreie Integration in das ERP-System waren weitere Argumente für die Auswahl des zukünftigen eProcurement-Anbieters.

Zusammengefasst lässt sich festhalten, dass Newtron aus der Kombination aus Sicherheit, Flexibilität & Individualität und seinem Ruf als zuverlässiger Partner die Projektvergabe für sich gewinnen konnte.

Newtron hat uns von vornherein unter dem Gesichtspunkt gut gefallen, dass alle Workflows auf der Plattform individuell gestaltet werden können. Somit konnten weidmüllerspezifische Anforderungen realisiert werden und wir mussten unsere Workflows nicht an einen anderen Standard anpassen.

Wie war die Zusammenarbeit mit Newtron?

Das gemeinsame Projekt war geprägt von einem konstruktiven und kontinuierlichen Austausch zwischen Newtron und Weidmüller. Insbesondere die ständige Erreichbarkeit und die produktive Kommunikation wurden geschätzt. Bereits in der intensiven Vorprojektphase machte sich dieser partnerschaftliche Ansatz positiv bemerkbar. So wurden im Laufe des Vorprojektes alle Anforderungen nochmals sauber und klar definiert und besonders im Hinblick auf die Freitextanfragen genaustens unter die Lupe genommen. In der folgenden Realisierung zeigte sich, dass eine gute Vorarbeit entscheidend ist. Je genauer die Anforderungen beschrieben wurden, desto schneller konnte die Umsetzung erfolgen. Natürlich ist man im Nachhinein immer ein wenig schlauer und so hätte die Projektlaufzeit sicherlich noch kürzer ausfallen können – aber daraus lernen wir! Getreu dem Motto „gemeinsam wachsen“ haben wir erkannt, dass es unabdingbar ist, den Kunden mehr zu fordern, um eine konstante und effiziente Projektumsetzung zu gewährleisten. Dazu gehört neben einem gesunden „Push“ auch das Hinterfragen von Umsetzungen aus der Vergangenheit – welche Herausforderungen und Stolperfallen warten auf uns? Sollten wir nachbessern?

Insgesamt wurde hier eine gute Zusammenarbeit ermöglicht, aus der beide Partner zufrieden und mit wichtigen neuen Erkenntnissen hervorgingen.

Konnte Newtron den Erwartungen gerecht werden?

Rückblickend bewertet Weidmüller das Projekt als klaren Erfolg. Durch die Einführung der eProcurement-Plattform konnte der Nutzerkreis deutlich erweitert werden. Mittlerweile steht die Plattform nahezu allen Mitarbeitern der deutschen Organisationseinheiten von Weidmüller zur Verfügung. Die gemeinsam erarbeiteten Leistungen und Erwartungen wurden voll erfüllt. Insbesondere der Teil der Freitextanforderungen läuft nach Aussage von Ina Wiebe hervorragend und sorgt für hohe Zufriedenheit. Die Herausforderung besteht nun darin, eine saubere Handhabung der Plattform durch alle Nutzer zu gewährleisten. Aber auch hier sieht man sich auf einem guten Weg.

Das grundsätzliche Ziel und die Erwartung, mit denen das Projekt gestartet wurde, war es, den Prozess der Freitextanforderungen zu lenken und sauber abzubilden. Dieses Ziel wurde laut Weidmüller auf jeden Fall erreicht. Die Anwender sind in der Regel schnell in der Lage, selbst eine Freitextanfrage zu stellen und auch die am Freigabeprozess beteiligten Personen können ohne großen Schulungsaufwand auf der Plattform agieren und Freigaben durchführen. Jeder Nutzer, der ein wenig IT-affin ist, wird sich aufgrund der vielen selbsterklärenden Funktionen problemlos auf der Plattform zurechtfinden. Auch alle anderen Nutzer können dank gezielter Videoschulungen in kürzester Zeit selbstständig mit der Plattform arbeiten.

Durch die Einführung von Automatisierungen, wie z.B. der sogenannten „stillschweigenden Genehmigung“, bei der eine Freigaben automatisch erfolgt, wenn nicht innerhalb einer bestimmten Zeit der Vorgang abgelehnt wird, können die Prozesse gerade bei Kleinstanforderungen deutlich beschleunigt werden. Die Zeitersparnis ist bereits jetzt bemerkbar.

Wie sieht man die eigene Zukunft im eProcurement?

Ein Thema, das bei Weidmüller als wichtiges Zukunftsprojekt angesehen wird, ist unter anderem die Marktplatzanbindung. Vor dem Start in das Implementierungsprojekt gilt es für das Unternehmen allerdings zunächst, eindeutig und umfassend zu definieren, welche Vorteile und Chancen von der Marktplatzanbindung zu erwarten sind.