ERP vorhanden, Beschaffung trotzdem aufwendig? Wo im Einkaufsalltag die Lücke entsteht. Wenn Beschaffung trotz ERP im Alltag nicht einfacher wirdIn vielen Unternehmen ist ein ERP-System seit Jahren im Einsatz. Es bucht Eingangsrechnungen, verwaltet Stammdaten, bildet Lagerbestände ab und verbindet Finanz- und Logistikprozesse miteinander. Für diese Aufgaben wurde es eingeführt, und für diese Aufgaben funktioniert es.Trotzdem erleben viele Einkaufsverantwortliche, dass bestimmte Teile der Beschaffung nach wie vor aufwendig sind. Angebotsvergleiche laufen außerhalb der späteren Verarbeitung. Lieferanteninformationen müssen zusammengesucht werden. Bestellungen entstehen auf Wegen, die im ERP erst spät oder nur teilweise sichtbar werden.Viele stellen sich dabei irgendwann dieselbe Frage: Wenn wir schon ein ERP haben, warum ist Beschaffung trotzdem so mühsam?Das ERP ist nicht das Problem. Aber es löst auch nicht jeden Beschaffungsaufwand. Die Frage ist, welche Schritte im Alltag davor stattfinden und was dort bisher fehlt.Was ERP-Systeme leisten und wo Beschaffung trotzdem außerhalb läuftERP-Systeme sind auf Verarbeitung und Buchung ausgelegt. Sie verarbeiten das, was bereits entschieden wurde: eine Bestellung, die ausgelöst wurde. Eine Rechnung, die eingeht. Eine Lieferung, die gebucht wird.Die Schritte davor liegen häufig in einem anderen Bereich.Wer drei Lieferanten anfragen, ihre Rückmeldungen vergleichen und auf dieser Basis eine Entscheidung treffen will, arbeitet in vielen Unternehmen weiterhin mit E-Mail, Anhängen oder Tabellen. Wer wissen will, wie zuverlässig ein Lieferant in den letzten zwei Jahren war, findet diese Einschätzung selten vollständig in Buchungsdaten. Wer eine Standardbestellung für C-Teile-Bedarf im Fachbereich ermöglichen will, ohne eine ERP-Schulung vorauszusetzen, braucht dafür meist einen zugänglicheren Weg.Das ist keine Schwäche des ERP. Viele dieser Aufgaben liegen außerhalb dessen, wofür es ursprünglich gedacht ist.Operative Beschaffung beginnt häufig in einem Bereich, der im ERP nur teilweise oder erst später sichtbar wird. Genau dieser Bereich läuft in vielen Unternehmen über E-Mail, Excel, Telefonat und direkte Absprache. Er wird selten als Problem wahrgenommen. Dabei summiert sich der Aufwand: Jede Vergabe, die nicht dokumentiert ist, kostet Zeit, wenn Fragen kommen. Jedes Lieferantenwissen, das an einer Person hängt, ist ein Risiko, wenn diese Person geht. Jede Bestellung, die am System vorbeiläuft, entzieht sich der Kontrolle bevor sie überhaupt sichtbar wird.Drei konkrete Stellen, an denen ERP-Grenzen im Alltag spürbar werdenAngebote vergleichenDer Angebotsvergleich findet in vielen Unternehmen vor dem eigentlichen ERP-Prozess statt. Entsprechend laufen Anfragen und Rückmeldungen häufig über E-Mail, Excel und unterschiedliche Dateiformate.Eine Anfrage geht per E-Mail raus. Drei Lieferanten antworten, jeder anders. Einer schickt eine Excel-Tabelle, einer ein PDF, einer antwortet direkt im E-Mail-Text. Wer jetzt vergleichen will, muss zuerst aufbereiten. Preise übertragen, Konditionen nebeneinanderlegen und Mengenangaben vereinheitlichen, bevor die eigentliche Entscheidung überhaupt beginnt.Was am Ende bleibt, ist eine Vergabe, die sich im Nachhinein kaum noch sauber rekonstruieren lasst. Wer hat welches Angebot gesehen? Auf welcher Grundlage wurde entschieden? Bei einer Prüfung, einem Lieferantenwechsel oder einem internen Wechsel im Einkauf sind diese Fragen oft nicht mehr beantwortbar.Mit Newtron Easy Start Sourcing werden Anfragen strukturierter gestellt und Rückmeldungen besser vergleichbar erfasst. Die Vergabe entsteht auf einer dokumentierten Grundlage, nicht nur im E-Mail-Verlauf. Das ERP bleibt in seiner Rolle bestehen und erhält am Ende die relevanten Daten. Der Schritt davor wird geordneter.Lieferanten überblickenIm ERP stehen Lieferantenstammdaten: Name, Adresse, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen. Das ist notwendig für die Buchung. Für Einkaufsentscheidungen reicht es häufig nicht.Wer wissen will, ob ein Lieferant pünktlich liefert, wie er bei der letzten Ausschreibung abgeschnitten hat, ob seine Zertifizierungen aktuell sind oder welche Erfahrungen Kollegen mit ihm gemacht haben, findet diese Informationen meist nicht vollständig im ERP. Er fragt nach, sucht in E-Mails, öffnet Ordner, die seit Monaten niemand gepflegt hat, oder verlässt sich auf die Erinnerung von Kollegen.Das funktioniert, solange dieselben Personen im Unternehmen sind. Wenn ein erfahrener Einkäufer das Unternehmen verlässt, geht ein Teil dieses Wissens mit. Was bleibt, sind Stammdaten, aber keine Einschätzung, keine Geschichte, keine Grundlage für die nächste Entscheidung.Mit Newtron Easy Start SRM wird Lieferantenwissen zentraler erfassbar: Bewertungen, Selbstauskünfte, Ansprechpartner, relevante Dokumente. Die Stammdaten im ERP bleiben, was sie sind. Daneben entsteht eine Grundlage, auf der Einkaufsentscheidungen besser vorbereitet werden können, unabhängig davon, wer gerade im Unternehmen ist.Bestellungen steuernWer im Fachbereich dringend Büromaterial, Werkzeug oder Standardmaterial braucht, wird keinen Prozess nutzen, der im Alltag schwer verständlich ist oder unnötig viele Schritte voraussetzt. Er bestellt per E-Mail, ruft beim Lieferanten an oder kauft direkt. Das Unternehmen verliert Kontrolle und Nachvollziehbarkeit, bevor die Rechnung überhaupt eintrifft.In der Praxis setzt sich meist der Weg durch, der am einfachsten nutzbar ist. Wer Bestellungen besser steuern möchte, muss den vorgesehenen Prozess so gestalten, dass er im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt wird.Mit Newtron Easy Start eProc lauft der operative Bestellprozess über definierte Kataloge, klare Rollen und einen einfachen Freigabeworkflow. Die Nutzung ist niedrigschwellig genug, damit Fachbereiche sie tatsächlich nutzen. Bestellungen entstehen nicht mehr am System vorbei. Das ERP erhält am Ende strukturierte Daten. Was vorher gefehlt hat, war nicht die Buchungslogik, sondern der praktikable Einstieg in den Bestellprozess.Was diese drei Situationen gemeinsam habenAngebotsvergleiche im E-Mail-Verlauf, Lieferantenwissen das an Personen hängt, Bestellungen die am System vorbeigehen: Das sind drei unterschiedliche Probleme mit derselben Ursache. Der Beschaffungsprozess beginnt früher, als das ERP greift. Und dieser vorgelagerte Bereich hat bisher kein geeignetes Werkzeug bekommen.Die drei Easy-Start-Lösungen von Newtron greifen diese Herausforderungen auf. Sie basieren auf der bestehenden Newtron Plattform, ersetzen kein vorhandenes System und lassen sich schrittweise erweitern. Wer an der Stelle beginnt, an der heute der größte Abstimmungsaufwand entsteht, baut auf einer professionellen Basis auf, ohne ein Gesamtprojekt aufzusetzen.Fazit: Das ERP ist nicht das Problem. Der Bereich davor war bisher die Lücke.Viele Unternehmen suchen die Ursache für Beschaffungsaufwand im ERP. Tatsächlich entsteht ein großer Teil davon in den Schritten davor.Einfach starten: Angebote vergleichen | Newtron Easy Start SourcingEinfach starten: Lieferanten überblicken | Newtron Easy Start SRMEinfach starten: Bestellungen steuern | Newtron Easy Start eProcEinfach starten. Professionell weiterkommen.Nächster SchrittWenn Beschaffungsaufwand heute vor Ihrem ERP entsteht, lohnt sich ein Blick auf genau diesen Einstiegspunkt. In der Demo zeigt Newtron, ob Sourcing, SRM oder eProc der sinnvollste erste Schritt ist und was sich danach im Alltag konkret ändert.
Best Cases · eKompetenz Digitale Beschaffung einfach starten: Welche Lösung passt zu welchem Problem? Digitale Beschaffung einfach starten: Welche Lösung passt zu welchem Problem?Wenn Beschaffung im Alltag mehr Aufwand macht, als sie müssteViele Dinge funktionieren in Unternehmen lange irgendwie. Angebote werden per E-Mail eingeholt und manuell verglichen. Lieferanteninformationen liegen in Listen, Ordnern oder einzelnen Postfächern. Bestellungen laufen über verschiedene Wege gleichzeitig.Das fällt oft erst dann auf, wenn der Aufwand steigt. Vor Entscheidungen müssen Informationen zusammengesucht werden. Rückfragen entstehen immer wieder an denselben Stellen. Irgendwann kostet der Ablauf mehr Aufmerksamkeit, als er eigentlich dürfte.An diesem Punkt beginnt in vielen Unternehmen die Suche nach einem einfacheren Weg. Gesucht wird dann selten ein großes Transformationsprojekt. Häufig geht es zuerst um einen Einstieg, der ein konkretes Problem im Alltag besser organisiert.Warum digitale Beschaffung im Mittelstand oft zu spät startetDer Bedarf ist oft längst sichtbar. Gleichzeitig wirken Einführungsprojekte heute größer als früher. Einkauf, IT, Compliance und Management müssen eingebunden werden. Lösungen sollen sicher sein, sich integrieren lassen und wirtschaftlich nachvollziehbar bleiben. Dadurch entsteht schnell der Eindruck, dass digitale Beschaffung nur als umfassendes Gesamtprojekt sinnvoll möglich ist.Viele Unternehmen verschieben den Einstieg deshalb nicht, weil kein Nutzen erkennbar wäre. Sie verschieben ihn, weil der erste Schritt größer wirkt, als er für den tatsächlichen Bedarf sein müsste. Gerade im Mittelstand entstehen dadurch oft über Jahre gewachsene Einkaufsprozesse, die zwar funktionieren, aber immer mehr operative Reibung erzeugen.Aus dieser Beobachtung heraus entstand Newtron Einfach starten. Unter dieser Linie bündelt Newtron drei Easy Start Lösungen, mit denen Unternehmen an konkreten Stellen in die digitale Beschaffung einsteigen können.Beschaffung passiert oft längst außerhalb des EinkaufsIn vielen Unternehmen läuft operative Beschaffung heute nicht ausschließlich über zentrale Einkaufsabteilungen. Bestellungen entstehen auch in Fachbereichen, in der Verwaltung, in Bauleitungen, Werkstätten, Pflegeeinrichtungen oder Assistenzbereichen.Dort wird selten über „Procurement“ gesprochen. Die Fragen sind deutlich konkreter:Wo liegt das aktuelle Angebot?Welcher Lieferant war zuverlässig?Wer muss freigeben?Warum vergleichen wir wieder manuell?Warum fehlen Informationen an derselben Stelle immer wieder?Die Einstiegslösungen setzen bewusst bei dieser Alltagssprache an.Der richtige Einstieg beginnt mit der richtigen FrageDie wichtigste Frage lautet am Anfang nicht: Welches Modul wird gebraucht? Entscheidender ist: Welche Situation soll im Alltag einfacher werden?Wenn Angebote schwer vergleichbar sind, braucht es einen anderen Einstieg als bei verstreuten Lieferanteninformationen. Wenn Bestellungen regelmäßig Rückfragen erzeugen, liegt der sinnvolle Startpunkt wieder an einer anderen Stelle. Deshalb führt Newtron die Einstiegslösungen bewusst über konkrete Alltagssituationen ein. Der Gesamtprozess bleibt zunächst unverändert. Ein Teil davon funktioniert jedoch verlässlicher als zuvor.Einfach starten: Angebote vergleichenNewtron Easy Start SourcingWenn Angebote heute schwer vergleichbar sind, entsteht der Aufwand meist vor der eigentlichen Entscheidung. Preise, Mengen, Bedingungen und Varianten kommen in unterschiedlichen Formaten zurück. Ein Teil steht in Anhängen, ein Teil in E-Mails, ein Teil in Tabellen. Dadurch wird aus einem Angebotsvergleich schnell manuelle Abstimmungsarbeit. Entscheidungen dauern länger und werden später schwer nachvollziehbar.Mit Newtron Easy Start Sourcing können Unternehmen Angebotsanfragen strukturierter erfassen, Rückmeldungen besser vergleichbar machen und Entscheidungen auf einer klareren Grundlage vorbereiten. Der Einstieg bleibt bewusst klar begrenzt. Unternehmen müssen nicht sofort ihre gesamte Beschaffungsorganisation verändern, um genau diesen Bereich professioneller abzubilden.Einfach starten: Lieferanten überblickenNewtron Easy Start SRMWenn Lieferantenwissen an zu vielen Stellen liegt, wird Überblick schnell zur Sucharbeit. Informationen sind oft vorhanden. Sie liegen nur verteilt: in E-Mails, Listen, Ordnern oder bei einzelnen Personen. Erfahrungen mit Lieferanten existieren, sind aber nicht einheitlich dokumentiert. Das wird besonders dann problematisch, wenn Entscheidungen vorbereitet, Risiken bewertet oder neue Ansprechpartner eingearbeitet werden müssen.Mit Newtron Easy Start SRM schaffen Unternehmen eine klarere Grundlage für Lieferanteninformationen, Bewertungen und Selbstauskünfte. Lieferantenwissen wird zentraler verfügbar und weniger abhängig von einzelnen Personen oder verstreuten Dateien. Auch hier bleibt der Einstieg bewusst überschaubar. Unternehmen schaffen zuerst mehr Überblick und Struktur, ohne sofort ein vollständiges Lieferantenmanagement einführen zu müssen.Einfach starten: Bestellungen steuernNewtron Easy Start eProcurementWenn Bestellungen heute über zu viele Wege laufen, entstehen Rückfragen oft erst später. Eine Bestellung wird per E-Mail ausgelöst. Eine andere telefonisch. Manche laufen über Lieferantenportale, Marktplätze oder direkte Absprachen. Im Alltag fällt das häufig erst dann auf, wenn Zuständigkeiten unklar werden oder Abstimmungen mehrfach geführt werden müssen.Mit Newtron Easy Start eProcurement können Unternehmen operative Bestellungen nachvollziehbarer steuern und wiederkehrende Abstimmungen reduzieren. Kataloge, Rollen und einfache Freigaben schaffen einen klareren Ablauf im Bestellalltag. Unternehmen beginnen dabei nicht mit einem umfassenden Beschaffungsprojekt, sondern genau an der Stelle, an der heute unnötig viel Abstimmung entsteht.Was die Einstiegslösungen gemeinsam auszeichnetDie drei Einstiegslösungen folgen derselben Grundidee. Unternehmen beginnen dort, wo im Alltag bereits unnötiger Aufwand entsteht und eine erste Entlastung schnell sichtbar werden kann. Die Lösungen basieren auf der bestehenden Newtron Plattform und lassen sich später erweitern. Dadurch entsteht keine losgelöste Einzelanwendung. Unternehmen schaffen einen professionellen Einstieg in digitale Beschaffung, der verständlich beginnt und später weiterentwickelt werden kann.Fazit: Der sinnvollste Einstieg beginnt dort, wo heute unnötig Zeit verloren gehtDigitale Beschaffung muss nicht mit einem vollständigen Gesamtprojekt beginnen.In vielen Unternehmen liegt der sinnvollste Einstieg bereits im Alltag sichtbar vor:wenn Angebote schwer vergleichbar sindwenn Lieferantenwissen verteilt liegtwenn Bestellungen zu viel Abstimmung erzeugenGenau für diese Situationen führt Newtron die neuen Einstiegslösungen ein.Einfach starten: Angebote vergleichenNewtron Easy Start SourcingEinfach starten: Lieferanten überblickenNewtron Easy Start SRMEinfach starten: Bestellungen steuernNewtron Easy Start eProcurementEinfach starten. Professionell weiterkommen.In vielen Unternehmen ist der richtige Einstieg längst sichtbar. Meist dort, wo jeden Tag dieselbe Abstimmung wiederholt wird.Nächster SchrittWenn Angebotsvergleiche, Lieferanteninformationen oder Bestellungen heute unnötig Aufwand erzeugen, lohnt ein Blick auf den Einstiegspunkt, der im Alltag zuerst Entlastung schaffen kann.In einer persönlichen Demo zeigt Newtron, welcher Einstieg zu Ihrer Ausgangssituation passt, wie der Ablauf konkret aussieht und welcher Bereich zuerst entlastet werden kann.Kontaktieren Sie uns gern: marketing.newtron@supplyon.com
