Newtron Blog

eKompetenz
24. November 2020

Digitalisierung der Beschaffung globaler Zulieferer

Passende Themen: eSourcing, Lieferantenmanagement, Lieferantenqualifizierung, RFQ, SRM

Welcher Lieferant ist der passende? Digitale Anfrage- und Qualifizierungsprozesse sorgen nachhaltig für Transparenz, Effizienz und Risikominimierung.

Newtron betreut einkaufende Unternehmen in den unterschiedlichsten Branchen und Größen. Jede Branche hat ihre eigenen Schwerpunkte im Einkauf und jedes Unternehmen kommt mit anderen Herausforderungen zu uns. Einer meiner Schwerpunkte im Produktmanagement ist die Umsetzung von Einkaufslösungen für global agierende Zulieferer. Viele Zulieferer-Sparten befinden sich aktuell stark im Wandel – und das nicht nur durch die Herausforderungen einer weltweiten Pandemie. Eine Entwicklung, die von den global agierenden Einkaufsteams ein Höchstmaß an Flexibilität und Einsatz erfordert.

Challenge 1: Innovationsdruck und steigende Produktkomplexität

Vor allem im technischen und digitalen Bereich haben Zulieferer die Nase vorn, die sich dem Wettbewerb  im Bereich Innovation nicht nur stellen, sondern die Pole Position anstreben. Dem Einkauf kommt hier eine Schlüsselfunktion zu: Nur wenn er die geeigneten Partner und Lieferanten finden und binden kann, sind Produktqualität und eine zunehmend agile Fertigung gesichert. Zudem haben stabile Lieferketten auch in der aktuellen Krisensituation mehr denn je an Bedeutung gewonnen. Gleichzeitig hat mit der immer rasanteren Entwicklung im Bereich Innovation auch die Komplexität der entsprechenden Bauteile stark zugenommen – statt beispielsweise ehemals 20 Einzelteilen müssen nun bis zu 100 Einzelteile je Bauteil beschafft werden, ein Kraftakt für den Einkauf und eine Bewährungsprobe für die Stabilität der immer komplexer werdenden Lieferkette.  

Challenge 2: Hochkomplexe Anfrageprozesse

Die globale Beschaffung für weltweite Produktionsstandorte erfordert strukturierte und komplexe Anfrageprozesse, um den hohen Anforderungen an den Einkauf gerecht zu werden. 5 oder mehr involvierte Parteien, die Informationen austauschen und Freigaben erteilen, sind keine Seltenheit. Diese Prozesse sind in ihrer Komplexität manuell oft nicht mehr abbildbar und auch kaum nachvollziehbar. Die Folge sind allzu oft Fehler im Einkaufsprozess, die höhere Kosten bzw. Einbußen bei Qualität oder Verfügbarkeit zur Folge haben. Die fehlende Nachvollziehbarkeit der Prozesse kann zu Schwierigkeiten im Bereich Compliance und zu weiteren Problemen bei der Erfüllung von rechtlichen Vorgaben führen.

Challenge 3: Hohe Anforderungen in der Lieferantenqualifizierung

Auch die Beurteilung der Lieferantenperformance ist eine Aufgabe, deren Aufwand sich durch immer komplexer werdende Lieferketten aufsummiert. Die Kriterien für die Beurteilung werden von den Stakeholdern – vom Logistiker über den Einkäufer bis zum QA Manager – oft sehr unterschiedlich bewertet. In der manuellen Bewältigung dieser Aufgabe ergeben sich häufig Probleme durch unvollständige oder fehlende Daten und eine schwache Dokumentation. Die Folgen können gravierend sein, und das nicht nur im Beschaffungsprozess selbst sondern auch auf gesetzlicher Ebene.

Challenge 4: Gleichbleibende Manpower bei steigendem Workload

Diese Herausforderung erscheint trivial, denn sie trifft natürlich nicht nur Einkaufsteams globaler Zulieferer – aber steigende Anforderungen bei gleichbleibender Manpower sind ein Garant für Überforderung, sinkende Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich steigende Fehleranfälligkeit in den einzelnen Beschaffungsprozessen.

Maßnahme 1: Umsetzung eines lückenlos dokumentierten eRFQ Prozesses, der alle beteiligten Parteien umfasst

Um die Schwachstellen der manuellen Prozesse im Sourcing zu beseitigen, wird ein neuer eRFQ Prozess medienbruchfrei im Newtron eSourcing Modul umgesetzt. Dieser Prozess ersetzt alle bisherigen manuellen Arbeitsschritte und bringt alle involvierten Stakeholder auf einer gemeinsamen Plattform zusammen.

Vorteile des eRFQ Prozesses:

  1. Vereinfachte Kollaboration aller Beteiligten durch eine zentrale Plattform und eine gemeinsame Datenbasis
  2. Vollständige Prozessdokumentation und Reports sorgen für Preistransparenz, die Materialeinsparungen durch Total Cost of Ownership-Betrachtung ermöglicht
  3. Sicherstellung der korrekten, vollständigen und fristgerechten Erledigung aller Teilaufgaben durch den digitalen Workflow
  4. Einfache Nachvollziehbarkeit aller Prozesse durch lückenlose Dokumentation im System
  5. Teilautomatisierung spart Zeit
  6. Reportingfunktion ermöglicht detaillierte Analysen und damit die weitere Optimierung aller Prozessschritte
  7. Zentralisierung und Bündelung der Anfrageprozesse bietet zusätzliches Einsparpotenzial
  8. Digitalisierte Inhalte bieten Datenbasis für zukünftige strategische Analyse und Entscheidungen

Maßnahme 2: Transparente und optimierte Lieferantenqualifizierung und komfortable Stammdatenpflege im SRM Modul

Um die Lieferantenqualifizierung zu optimieren wird zunächst ein mehrstufiger Qualifizierungsprozess über alle beteiligten Parteien im Newtron SRM Modul konzipiert und eingebunden. In einem zweiten Schritt wird der Prozess der Stammdatenpflege und -aktualisierung, die sogenannte „Core Data Clearance“ in der Cloudlösung umgesetzt.
Durch Automatisierung und lückenlose Dokumentation der Prozesse kann der Bereich nachhaltig optimiert werden: Das manuelle Handling mit diversen, sich zum Teil inhaltlich überschneidenden Checklisten gehört genauso der Vergangenheit an, wie veraltete oder redundante Zertifikate. Im Bereich der Stammdatenpflege fordert das System Lieferanten aktiv dazu auf, ihren Datenbestand zu aktualisieren sobald eine bestimmte Frist erreicht wurde. Der verantwortliche Einkäufer wiederum erhält eine Benachrichtigung sobald ein neues Zertifikat hochgeladen wurde und kann es bequem im System prüfen und abnehmen.

Vorteile des digitalen Lieferantenmanagements:

  1. Vollständige Prozessdokumentation sorgt für umfassende Transparenz und ganzheitliche Risikominimierung bei der Lieferantenzulassung
  2. Lieferantenqualifizierung als Ausgangsbasis für einen prozessoptimierten Ablauf des anschließenden Anfrageprozesses
  3. Nachhaltige Steigerung von Datenqualität und -vollständigkeit durch automatisierte Pflege- und Aktualisierungsprozesse
  4. Erfüllen von gesetzlichen Vorgaben und Compliance ohne zusätzlichen Ressourcenaufwand
  5. Hohe Optimierung der Durchlaufzeit und damit der Prozesskosten möglich
  6. Digitalisierte Inhalte bieten auch hier Datenbasis für zukünftige strategische Analyse und Entscheidungen

Fazit

Mithilfe der umfassenden Prozessoptimierungen kann der strategische Einkauf nun bei gleicher Mannstärke mit dem doppelten Anforderungsvolumen Schritt halten und hat zusätzliche Ressourcen, um den Bereich fit für aktuelle und zukünftige Herausforderungen zu machen.

Jens Raabe

Product Owner

Der studierte Informatiker unterstützt Newtron bereits seit dem Jahr 2008: Als Consultant war Jens Raabe langjähriger Ansprechpartner für unsere Kunden im Bereich Sourcing, bevor er Anfang 2020 ins Produktmanagement wechselte. Seine umfassende Expertise und Erfahrung setzt er nun erfolgreich in der Weiterentwicklung unserer Lösungen im Bereich RfX und Reporting ein, sowie in der Umsetzung der Newtron Mobile App. Sein Mantra ist: „Du brauchst eine Einstellung des Dienens. Du dienst nicht nur dir selbst. Du hilfst anderen zu wachsen und wächst dadurch selbst, gemeinsam mit ihnen.“ (David Green)

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