„Unsere Lieferanten sind ein Garant für den Erfolg unserer Projekte“, sagt Stefan Schulte, Einkaufsleiter der WTE Wassertechnik. Sein Einkaufsteam managt internationale Einkaufsprojekte im Bereich der Wasserversorgung und -entsorgung sowie der Klärschlammverbrennung für das Tochterunternehmen sludge2energy – ein wichtiger Wachstumsmarkt für die in Essen ansässige Unternehmensgruppe.
Zuletzt unterstützte der Einkauf auch das Sourcing für Planung und Bau einer Kläranlage mitsamt Kanalnetz in Kuwait: Das Abwasserprojekt „Umm Al Hayman“ ist eines der weltweit größten und komplexesten Wasserprojekte, 450 Kilometer Pipeline inklusive. Aktuell arbeitet das Team intensiv an über 5 Projekten im In- und Ausland.
Erfolgsfaktoren im Projekteinkauf
Die Herausforderungen für das Essener Einkaufsteam sind und waren dabei vielfältig: Für den Erfolg seiner komplexen und hochtechnischen Projekte gilt es leistungsfähige Lieferanten zu gewinnen, die gemeinsam eine starke Lieferkette bilden. Die enge Zusammenarbeit und Vernetzung aller Projektpartner ist ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor. WTE Projekteinkäufer Tobias Gellenbeck erklärt warum: „Jeder Einkäufer hat eigene Warengruppen, für die er projektübergreifend zuständig ist. Je nach Erfahrung koordiniert er übergeordnet die komplette Beschaffung eines Projekts und ist damit engster Ansprechpartner der Projektleitung.”
Startschuss zur Digitalisierung
Nach einem Workshop stand deshalb der Plan für WTE fest: aufwendige und intransparente Anfrageprozesse (z. B. per E-Mail) und die damit verbundenen Nachteile sollten einer funktionellen digitalen Einkaufsplattform weichen. Diese soll für die nötige Transparenz sorgen und die Zusammenarbeit aller internen wie externen Projektpartner verbessern.
Bei der Wahl des richtigen Softwareanbieters legte WTE vor allem Wert auf einen Partner mit Knowhow im Projekteinkauf.
Wir sind kein klassischer produzierender Betrieb, sondern Generalunternehmer mit Projektgeschäft“, so Stefan Schulte. „Wir setzen in unserem Sourcing auf Nachhaltigkeit, stabile Lieferketten und -beziehungen. Mit Newtron lässt sich der Anfrageprozess gut steuern und überwachen. Die Kommunikationswege zum Lieferanten sind klar. Der Prozess wird revisionssicher dokumentiert, die Projektleitverantwortlichen sind zu jeder Zeit über den Status informiert.
Auch die flexiblen Möglichkeiten, die Newtron-Lösung auf eigene Bedürfnisse anzupassen und Schritt für Schritt um weitere Einkaufsfunktionen zu erweitern, überzeugte die Essener.
Go-live nach 8 Wochen
„Und dann ging alles recht schnell“, erinnert sich Newtron-Projektmanager Bernhard De Luca. „Bereits 8 Wochen nach dem Kick-off konnten die ersten Ausschreibungen starten. Ein strukturierter Projektplan mit klarem Fokus auf das Wesentliche und die sehr gute und enge Zusammenarbeit beider Partner machten es möglich.
Seither hat sich viel getan. Die Frage ‚Wo liegen meine Daten?‘ gehört nun der Vergangenheit an. „Ob Ausschreibung oder Angebote – mit dem Cockpit von Newtron sind wir sofort auskunftsfähig“, so Stefan Schulte. Und er ergänzt: „Kollegen können füreinander einspringen, die Zeiten des Hinterhertelefonierens sind vorbei.“
Hohe Akzeptanz
Auch Tobias Gellenbeck ist zufrieden mit dem bislang Erreichten:
Die Zentralisierung aller Daten für alle zu jeder Zeit und der Aufbau einer Projekthistorie waren zusätzliche Aspekte. Dank der umfassenden Filtermöglichkeiten sparen wir uns aufwendiges Suchen.
Anfängliche Bedenken zur Akzeptanz der Lösung wurden komplett ausgeräumt: „Kritische Lieferanten sind zum Glück die absolute Ausnahme. Die meisten sind begeistert, weil sie über die Plattform auch an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen können.” Auch in den eigenen Reihen konnte die Lösung aufgrund von Transparenz und Einfachheit überzeugen.
Ausblick
Ein erster wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Beschaffung ist nun getan. Weiter geht es für WTE Wassertechnik und Newtron mit der Optimierung des Lieferantenmanagements: „Unsere Wissensdatenbank soll weiterwachsen. Wir wollen wissen, wie sich Lieferanten entwickeln, Zertifikate automatisieren, Rahmenverträge managen und vieles mehr“, so Gellenbeck.
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