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16. April 2020

Homestory des Newtron EDI Teams: Digitaler Zusammenhalt trotz räumlicher Distanz

Passende Themen: Beschaffung, Digitalisierung, EDI, ERP, Mitarbeiterporträt, Schnittstelle

Philipp Kurth, Head of IT, Security und EDI

Bereits seit Mitte März heißt es bei Newtron #wirbleibenzuhause. Damit war Newtron eines der ersten Unternehmen, das seine Mitarbeiter im Zuge der Corona-Pandemie ins Homeoffice sendete. Mit Philipp Kurth, Head of IT, Security und EDI bei Newtron, haben wir über digitales Arbeiten und Teamzusammenhalt in Zeiten der Selbstisolation gesprochen.

Hallo Philipp, kannst du kurz beschreiben, wofür das EDI Team bei Newtron zuständig ist? 

Philipp Kurth: Grob erklärt sind wir für die Konfiguration von Schnittstellen zwischen dem System des Kunden und dem des Lieferanten zuständig. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um sogenannte Enterprise-Resource-Planning (ERP) Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics. Das Ziel ist dabei der automatisierte und medienbruchfreie Austausch von Informationen.

Im eSourcing und eProcurement ist das beispielsweise die automatische Zustellung von Bestellungen, Bestätigungen und Rechnungen. Unsere Mission lautet: “Weg vom Papier, hin zu einer geordneten elektronischen Übersicht.”

Einer unserer Werte bei Newtron ist “Flexibilität”. Wie wird dieser Wert im EDI Team gelebt?

Philipp Kurth: Wir sind es gewohnt sehr flexibel zu arbeiten, da jedes Unternehmen eigene Vorstellungen und unterschiedliche technische Voraussetzungen mitbringt. Technisch können wir nahezu alle Lösungen umsetzen, dadurch können wir die Wünsche und Ideen unserer Kunden ohne Einschränkung betrachten und auf dieser Basis umfassend beraten. Gemeinsam finden wir dann die Lösung, die für alle Beteiligten am besten funktioniert und die dabei technisch so aktuell wie möglich ist.

Wie arbeitet ihr im Team normalerweise zusammen?

Philipp Kurth: Das gesamte Team sitzt vor Ort in der Newtron Zentrale in Dresden. Hier kümmern wir uns um die Neukonfiguration von EDI-Lösungen und betreuen unsere Kunden bei technischen Fragen im EDI Support.

Durch die kurzen Wege können wir uns zu allen Themen schnell austauschen. Natürlich ergibt sich so auch mal das ein oder andere lockere Gespräch. Einmal pro Woche kommt das gesamte Team zum Jour Fixe zusammen. Dann besprechen wir die Themen der vergangenen Woche in einer Feedbackrunde und planen die Projekte der kommenden Woche.

Durch die Corona-Pandemie sind alle Mitarbeiter bei Newtron bereits seit ein paar Wochen im Homeoffice. Wie habt ihr den Umstieg im Team gemeistert?

Philipp Kurth: Unser Teamgeist und unser Zusammenhalt haben uns den Umstieg sehr erleichtert. Wir sind alle bereit gewesen Kompromisse einzugehen, denn jeder ist mit anderen Voraussetzungen ins Homeoffice gegangen — sei es, weil Kinder zuhause sind oder weil der Arbeitsplatz kleiner als gewohnt ist. Einige teilen sich den Arbeitsplatz auch mit ihrem Partner oder haben anderweitig improvisiert.

Unter diesen unterschiedlichen Voraussetzungen war es toll für mich zu sehen, wie verantwortungsbewusst jeder Einzelne mit seiner Arbeitszeit umgeht und dass alle Aufgaben trotz der persönlichen Umstellung gewohnt organisiert und zuverlässig erledigt werden. So gibt es beispielsweise ein Teammitglied mit kleinem Kind, dass sich nun morgens an den Schreibtisch setzt und dann abends nochmal.

Diese Flexibilität macht es mir und dem gesamten Team leicht und dafür bin ich sehr dankbar!

Und welche Rolle spielt die Digitalisierung beim gemeinsamen Arbeiten?

Philipp Kurth: Für unsere Zusammenarbeit haben wir auch schon vorher Kollaborationssoftware wie Microsoft Teams, Sharepoint oder JIRA eingesetzt. Neu ist nur, dass wir jetzt räumlich getrennt sind und ausschließlich über diese Tools kommunizieren. Statt kurzer Gespräche über den Schreibtisch hinweg gibt es nun digitale Abstimmungen und unser Jour Fixe findet nun ab und an als Videokonferenz statt. Um Anfragen zu strukturieren und zu koordinieren nutzen wir weiterhin unser bewährtes Ticketsystem. So hat jeder die Vorgänge im Blick und kann sehen, welche Anfragen bereits bearbeitet werden.
An dieser Stelle muss ich auch das IT Team lobend hervorheben, denn dieses hatte den Umstieg professionell vorbereitet: Anfang März waren alle Kollegen für einen digitalen Probelauf einen Tag lang im Homeoffice. Es wurde alles auf Herz und Nieren getestet und die Basis dafür geschaffen, dass nun alles reibungslos funktioniert!

Für unsere Kunden hat sich durch unsere Umstellung übrigens kaum etwas geändert. Wir sind nun ausschließlich digital aber gewohnt zuverlässig erreichbar und können alle Aufgaben im vollen Umfang aus den heimischen vier Wänden lösen.

Durch die räumliche Trennung fällt leider der persönliche Austausch mit Kollegen und mit dem eigenen Team weg. Wie meisterst du diese Herausforderung?

Philipp Kurth: Die soziale Komponente ist im Homeoffice tatsächlich die größte Herausforderung – gerade als Führungskraft. Im Büro sehe ich, wie es meinem Team geht und wie die Stimmung ist. Im Homeoffice bekomme ich das nicht mehr so direkt mit. Ich versuche mich so gut wie möglich in die Stimmungslage einzufühlen und frage in persönlichen Gesprächen direkt nach, wie es demjenigen geht. Auch im Videocall zum Jour Fixe lässt sich die Stimmung im Team ganz gut erkennen.

Letztlich ist in dieser besonderen Situation jeder Einzelne von uns gefragt, wenn es um die sozialen Beziehungen im Team und im gesamten Unternehmen geht.

 


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MItarbeiterin

Kathleen Hirschfeld

Marketing Manager

Als Marketing Managerin ist Kathleen Hirschfeld für den professionellen Auftritt von Newtron zuständig. Sie sorgt zudem dafür, dass Unternehmen von unseren Lösungen und Services erfahren und teilt Neuigkeiten im Bereich eProcurement, EDI, eSourcing und SRM.

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