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Partnerschalich & individuell – das eProcurement Projekt Weidmüller

Weidmüller ist weltweit für seine Produkte mit Fokus auf Smart Industrial Connectivity bekannt. Gemeint sind damit die Bereiche Elektrifizierung, Automatisierung, Digitalisierung, elektrische Verbindungstechnik, Elektromobilität und erneuerbare Energien. Dies sind alles Märkte, in denen unser Kunde zu Hause ist. Das 1850 gegründete Familienunternehmen ist in über 80 Ländern mit Produktionsstätten und Vertriebsgesellschaften vertreten. Als Global Player in der elektrischen Verbindungstechnik erzielte Weidmüller im Geschäftsjahr 2023 einen Umsatz von mehr als einer Milliarde Euro und ist Arbeitgeber von rund 6.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weltweit – davon ca. 2.000 am Stammsitz in Detmold, inmitten von Ostwestfalen-Lippe.Wo liegen die Herausforderungen bei der Digitalisierung eigner Prozesse?Die größte Hürde bei der Digitalisierung von Prozessen besteht in der Regel darin, diese klar und eindeutig zu definieren, ohne Spielraum für Fehlinterpretationen zu lassen. Ein zu 100% definierter Prozess muss die verschiedensten Varianten und Optionen berücksichtigen. Das bedeutet, dass die Anwender genau beschreiben müssen, was wann im Prozess und unter welchen Bedingungen passieren muss. Also welche Varianten kann es geben und welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Viele Anwender sind sich oft nicht bewusst, wie wichtig und zeitintensiv dieser erste Schritt ist. Dieses Vorgehen ist mühselig, aber wenn die Abläufe sauber und unmissverständlich definiert sind, ist die Digitalisierung im Anschluss meist unkompliziert.So bestand auch im Fall des Technologieunternehmens Weidmüller die größte Herausforderung zu Beginn darin, den Prozess möglichst klar und eindeutig zu definieren und damit die Voraussetzung für die Digitalisierung des Prozesses zu schaffen. Mit dieser Erkenntnis starteten Fanny Michel als Projektleiterin bei Newtron und Ina Wiebe als Projektleiterin bei Weidmüller gemeinsam mit weiteren Kolleginnen und Kollegen in das Implementierungsprojekt.Was waren die Anforderungen an die Lösung?Um den Bedarfsträgern bei Weidmüller ein einheitliches Einkaufserlebnis zu ermöglichen und den steigenden Anforderungen an Digitalisierung und Automatisierung gerecht zu werden, sollte bei Weidmüller eine eProcurement-Plattform eingeführt werden.Der Projektgegenstand für Newtron bestand daher darin, eine geeignete Plattform anzubieten, die das Ziel verfolgen sollte, zunächst Freitextanfragen und später auch Katalogbestellungen auszulösen sowie Freigabeprozesse durchzuführen. Auf der Suche nach einem geeigneten Anbieter führte Weidmüller eine umfassende Marktanalyse durch. Dazu wurden im Vorfeld alle Anforderungen an die Umsetzung in einem Lastenheft zusammengefasst.Ursprünglich war geplant, zunächst nur die digitale Abbildung von Freitextanforderungen umzusetzen. Im weiteren Projektverlauf wurde jedoch entschieden, direkt auf eine Kombination aus Freitextanforderung und Katalogbestellung zu setzen.Warum mit Newtron?Newtron stand bei Weidmüller von vornherein mit auf der Liste möglicher Partner für das neue Projekt, da die Katalogbestellungen in der Vergangenheit bereits erfolgreich mit Newtron abgewickelt wurden. So war auch bereits zu Beginn klar, dass Newtron auf jeden Fall geprüft werden muss. Neben Newtron wurden natürlich auch andere Anbieter geprüft – speziell Anbieter, mit denen Weidmüller bereits im Vorfeld gut zusammengearbeitet hat. Am Ende gaben Flexibilität und Zuverlässigkeit den Ausschlag, Newtron als Partner zu wählen. Newtrons Individualität, mit der die Lösung speziell bei den Freigabeprozessen und Workflows entsprechend den Ansprüchen von Weidmüller gestaltet werden konnte, waren ein wichtiger Faktor für die Vergabeentscheidung. Die Tatsache, dass Newtron als deutscher Anbieter für die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen für seine Zuverlässigkeit bekannt ist, sowie die einwandfreie Integration in das ERP-System waren weitere Argumente für die Auswahl des zukünftigen eProcurement-Anbieters.Zusammengefasst lässt sich festhalten, dass Newtron aus der Kombination aus Sicherheit, Flexibilität & Individualität und seinem Ruf als zuverlässiger Partner die Projektvergabe für sich gewinnen konnte.Newtron hat uns von vornherein unter dem Gesichtspunkt gut gefallen, dass alle Workflows auf der Plattform individuell gestaltet werden können. Somit konnten weidmüllerspezifische Anforderungen realisiert werden und wir mussten unsere Workflows nicht an einen anderen Standard anpassen.Wie war die Zusammenarbeit mit Newtron? Das gemeinsame Projekt war geprägt von einem konstruktiven und kontinuierlichen Austausch zwischen Newtron und Weidmüller. Insbesondere die ständige Erreichbarkeit und die produktive Kommunikation wurden geschätzt. Bereits in der intensiven Vorprojektphase machte sich dieser partnerschaftliche Ansatz positiv bemerkbar. So wurden im Laufe des Vorprojektes alle Anforderungen nochmals sauber und klar definiert und besonders im Hinblick auf die Freitextanfragen genaustens unter die Lupe genommen. In der folgenden Realisierung zeigte sich, dass eine gute Vorarbeit entscheidend ist. Je genauer die Anforderungen beschrieben wurden, desto schneller konnte die Umsetzung erfolgen. Natürlich ist man im Nachhinein immer ein wenig schlauer und so hätte die Projektlaufzeit sicherlich noch kürzer ausfallen können - aber daraus lernen wir! Getreu dem Motto „gemeinsam wachsen“ haben wir erkannt, dass es unabdingbar ist, den Kunden mehr zu fordern, um eine konstante und effiziente Projektumsetzung zu gewährleisten. Dazu gehört neben einem gesunden "Push" auch das Hinterfragen von Umsetzungen aus der Vergangenheit – welche Herausforderungen und Stolperfallen warten auf uns? Sollten wir nachbessern?Insgesamt wurde hier eine gute Zusammenarbeit ermöglicht, aus der beide Partner zufrieden und mit wichtigen neuen Erkenntnissen hervorgingen.Konnte Newtron den Erwartungen gerecht werden?Rückblickend bewertet Weidmüller das Projekt als klaren Erfolg. Durch die Einführung der eProcurement-Plattform konnte der Nutzerkreis deutlich erweitert werden. Mittlerweile steht die Plattform nahezu allen Mitarbeitern der deutschen Organisationseinheiten von Weidmüller zur Verfügung. Die gemeinsam erarbeiteten Leistungen und Erwartungen wurden voll erfüllt. Insbesondere der Teil der Freitextanforderungen läuft nach Aussage von Ina Wiebe hervorragend und sorgt für hohe Zufriedenheit. Die Herausforderung besteht nun darin, eine saubere Handhabung der Plattform durch alle Nutzer zu gewährleisten. Aber auch hier sieht man sich auf einem guten Weg.Das grundsätzliche Ziel und die Erwartung, mit denen das Projekt gestartet wurde, war es, den Prozess der Freitextanforderungen zu lenken und sauber abzubilden. Dieses Ziel wurde laut Weidmüller auf jeden Fall erreicht. Die Anwender sind in der Regel schnell in der Lage, selbst eine Freitextanfrage zu stellen und auch die am Freigabeprozess beteiligten Personen können ohne großen Schulungsaufwand auf der Plattform agieren und Freigaben durchführen. Jeder Nutzer, der ein wenig IT-affin ist, wird sich aufgrund der vielen selbsterklärenden Funktionen problemlos auf der Plattform zurechtfinden. Auch alle anderen Nutzer können dank gezielter Videoschulungen in kürzester Zeit selbstständig mit der Plattform arbeiten.Durch die Einführung von Automatisierungen, wie z.B. der sogenannten „stillschweigenden Genehmigung“, bei der eine Freigaben automatisch erfolgt, wenn nicht innerhalb einer bestimmten Zeit der Vorgang abgelehnt wird, können die Prozesse gerade bei Kleinstanforderungen deutlich beschleunigt werden. Die Zeitersparnis ist bereits jetzt bemerkbar.Wie sieht man die eigene Zukunft im eProcurement?Ein Thema, das bei Weidmüller als wichtiges Zukunftsprojekt angesehen wird, ist unter anderem die Marktplatzanbindung. Vor dem Start in das Implementierungsprojekt gilt es für das Unternehmen allerdings zunächst, eindeutig und umfassend zu definieren, welche Vorteile und Chancen von der Marktplatzanbindung zu erwarten sind.

Partnerschalich & individuell – das eProcurement Projekt Weidmüller

eKompetenz

Digitalisierung im Einkauf 2025: Drei Denkfehler, die Unternehmen jetzt Umsatz kosten

Viele Einkaufsabteilungen kämpfen mit Tool-Wildwuchs, überhöhten KI-Erwartungen und sinkender Teamakzeptanz.Was fehlt, ist kein weiteres System. Sondern Klarheit. Dieser Beitrag zeigt, welche Denkfehler 2025 besonders teuer werden.Und was Unternehmen stattdessen tun sollten, um den Einkauf nicht nur zu digitalisieren, sondern tragfähig aufzustellen.Was Einkaufsabteilungen 2025 wirklich bremst und was sie weiterbringtDie Ziele klingen seit Jahren gleich. Prozesse vereinfachen. Kosten senken. Transparenz schaffen. Die Realität sieht oft anders aus.Neue Tools kommen, alte bleiben. Schnittstellen passen nicht. Das Team arbeitet mehr, aber sieht weniger Wirkung.Wer ehrlich hinschaut, erkennt:Nicht die Technologie ist das Problem. Sondern der Umgang damit.Drei Denkfehler, die Einkaufsabteilungen 2025 ausbremsen1. Mehr Funktionen bringen mehr KontrolleViele glauben, dass umfangreiche Systeme automatisch bessere Lösungen sind.In der Praxis sorgen sie oft für das Gegenteil:Funktionen, die niemand nutztKonfigurationen, die Prozesse blockierenSchulungsbedarf, der Ressourcen frisstDas eigentliche Ziel – Übersicht und Steuerbarkeit – geht verloren, sobald Komplexität die Führung übernimmt.2. Künstliche Intelligenz regelt das schonKI ist kein Zauberstab. Sie braucht klare Daten, stabile Abläufe und Menschen, die Entscheidungen treffen.Wer diese Grundlage nicht schafft, bekommt keine Automatisierung.Sondern Unsicherheit, zusätzliche Rückfragen und ein diffuses Gefühl von Kontrollverlust.3. Hauptsache digital, der Rest kommt späterViele Unternehmen digitalisieren, weil andere es tun. Nicht, weil es einen klaren Plan gibt.Das Ergebnis ist oft ein Sammelsurium an Tools, fehlende Akzeptanz im Team und unnötige Reibung im Alltag.Wer ohne Ziel digitalisiert, verliert nicht nur Zeit. Sondern Vertrauen.Was erfolgreiche Einkaufsabteilungen anders machen?Sie digitalisieren nicht schneller, sondern bewusster.Sie entscheiden sich nicht für Funktionen, sondern für Wirkung.Konkret heißt das:Strukturen, die sich steuern lassenSysteme, die miteinander sprechenAbläufe, die auch Sonderfälle abbildenLösungen, die im Alltag entlasten, nicht überfordernKlingt nüchtern. Ist aber wirksam.Wie Newtron arbeitet und warum das relevant istNewtron entwickelt seit über 25 Jahren Lösungen für den Einkauf. Nicht auf Folien. Sondern im realen Betrieb.Wir wissen - Niemand braucht das nächste große Tool.Was Unternehmen wirklich brauchen, ist Klarheit.Deshalb bauen wir:Systeme, die sich an bestehende Prozesse anpassenAnwendungen, die verständlich sindModule, die miteinander funktionierenBetreuung, die nicht mit dem Projektende aufhörtWir sagen auch mal Nein.Aber wenn wir Ja sagen, dann passt es wirklich.Fazit:Digitalisierung ist kein Rennen um neue Systeme.Sondern eine Frage guter Entscheidungen.Sie wollen den Einkauf nicht einfach nur digitalisieren, sondern wirksam gestalten?Dann lohnt sich ein Gespräch. Ohne Verkaufsdruck. Dafür mit Substanz.Verbindlich, klar und mit Blick auf das, was wirklich zählt.Jetzt unverbindlich Kontakt aufnehmen.

Digitalisierung im Einkauf 2025: Drei Denkfehler, die Unternehmen jetzt Umsatz kosten

Best Cases

Newtrons Integrations Partner für EAI-Anwendungen

Für ein Kundenprojekt sondierte die Newtron GmbH den Markt nach einem IT-Dienstleister, der markterprobte Kenntnisse zum Thema SAP-Anbindung per RFC vorweisen kann.Mit der wistuba it GmbH wurde schließlich ein mittelständisches Dienstleitungsunternehmen im Bereich der Prozess- und Schnittstellenberatung gefunden, welches sämtliche Ansprüche erfüllte. Das Unternehmen greift auf ein umfassendes Know-how in Bezug auf sämtliche EDI-Themen zurück und hat bereits große Erfahrung bei der Betreuung von Kunden bei EAI- und E-Commerce-Themen. Geschäftsführer und Ansprechpartner für das erfolgreich absolvierte Projekt mit Newtron ist Jan Wistuba, der außerdem Gründer des Unternehmens ist. Sein überzeugender Ansatz für die wistuba IT GmbH ist es, sich durch exzellenten Service, guten Support und starke Kundenbindung ein Alleinstellungsmerkmal am Markt zu schaffen. (mehr …)

Newtrons Integrations Partner für EAI-Anwendungen

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Jederzeit aktuelle Daten im Einkauf mit Live Search

Nataliia Prokopets ist Solution Owner im Newtron Product Management Team. Im Gespräch erklärt sie, wie man in der Newtron Plattform jederzeit auf aktuelle Einkaufsdaten aus dem eigenen ERP zugreifen kann – schnell und ohne Pflegeaufwand.Worum geht es? Einkaufende Unternehmen sammeln in ihren ERP-Systemen in der Regel eine Vielzahl an Unternehmensdaten, die zum Teil auch für Einkaufsprozesse in der Newtron Plattform genutzt werden, zum Beispiel Daten zu Lieferanten, Kontierungen, Genehmigern und so weiter. Um die Daten aus dem ERP in der Plattform verfügbar zu machen, gibt es verschiedene Möglichkeiten der Datenintegration. Was ist die Herausforderung bei der Integration von Einkaufsdaten? Die Herausforderung ist die Übertragung und Pflege der Daten in beiden Systemen – im ERP und auf der Einkaufsplattform: Eine manuelle Übertragung zur Einkaufsplattform ist oft ineffizient. Denn um die Daten aktuell zu halten, muss der Einkäufer sie händisch pflegen – und zwar in beiden Systemen. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Fehlerhafte Daten können Prozesse lähmen oder sogar zum Erliegen bringen, zum Beispiel dann, wenn der ausgewählte Genehmiger nicht mehr im Unternehmen ist und Bestellungen nicht freigegeben werden können.Auch Uploads der gesamten Datenmenge über eine Schnittstelle sind oft nicht die effizienteste Methode, denn die Integration großer Datenmengen nimmt viel Zeit in Anspruch. Dabei werden viele Daten, die Nacht für Nacht aktualisiert werden, meist gar nicht benötigt. Wie unterscheidet sich die Live Search von der „herkömmlichen“ Datenintegration? Live Search ist eine On-Demand Lösung, das heißt die benötigten Daten sind genau in dem Moment verfügbar, in dem sie gebraucht werden. Wenn ich bei einer Bestellung zum Beispiel die korrekte Kostenstelle auswählen möchte, dann sucht die Live Search im eigenen ERP nach Treffern und zeigt diese in der Newtron Plattform an. Was sind die konkreten Vorteile der Live Search? ZuverlässigDa doppelte Datenhaltung und manuelle Bearbeitung wegfallen, kann ich mich darauf verlassen, dass die Suchtreffer immer korrekt und aktuell sind – die regelmäßige Pflege der Stammdaten im ERP vorausgesetzt. Die Live Search zeichnet sich außerdem durch eine hohe technische Verfügbarkeit aus.SchnellDie Suchergebnisse aus dem ERP werden On-Demand, also im Moment der Datenabfrage komplett nahtlos dargestellt und der Einkäufer kann wie gewohnt seine Auswahl treffen.Kein PflegeaufwandDie Live Search wird einmalig im System eingerichtet– manuelles Eingreifen oder regelmäßige Datenintegration sind anschließend überflüssig.Möchten Sie mehr zur Live Search oder zu weiteren Lösungen und Services erfahren? Rufen Sie uns gerne an unter +49 (0) 351 43 95 87 21 oder schreiben Sie uns eine E-Mail an sales@newtron.de.

Jederzeit aktuelle Daten im Einkauf mit Live Search

Das ist Newtron: Drei Mitarbeiterinnen stellen sich vor

Der Frauenanteil in der Technologiebranche liegt laut einer aktuellen McKinsey Studie nur bei mageren 22 Prozent, im Cloud-Bereich sogar noch niedriger. Denn noch immer gibt es zu wenige Vorbilder und einige Hindernisse, die besonders Berufseinsteigerinnen davon abhalten, in diesen Bereich zu gehen. Deshalb stellen wir euch drei unserer Kolleginnen aus unterschiedlichen Teams vor. Wir schätzen unsere tollen Kolleginnen sehr wert, sie bringen tagtäglich unser Unternehmen voran. Sie geben euch einen Einblick, wie sie zu Newtron gekommen sind, warum sie sich für Newtron entschieden haben und welche Herausforderungen ihnen in ihrem Arbeitsalltag begegnen. (mehr …)

Das ist Newtron: Drei Mitarbeiterinnen stellen sich vor

Best Cases

inTime Express Logistik: Effiziente Anfrageprozesse für ein agiles Geschäftsfeld

Agile Lieferketten sind in der Fertigung ein entscheidender Erfolgsfaktor. Immer dann, wenn es besonders eilt, kommen die Sonderfahrten von inTime Express Logistik ins Spiel. Doch nicht nur die Transporte des europaweiten Marktführers, auch seine Anfrageprozesse müssen schnell und effizient sein. inTime setzt bei deren Optimierung und Automatisierung auf die EDI-Lösungen von Newtron. (mehr …)

inTime Express Logistik: Effiziente Anfrageprozesse für ein agiles Geschäftsfeld

eKompetenz

Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz: Die ersten Schritte in ein flexibles Risikomanagement

Das im Januar 2023 in Kraft tretende Lieferkettensorgfaltspflichten-Gesetz, kurz LkSG, soll Unternehmen bei der Einhaltung von Menschen- und Umweltrechten innerhalb ihrer Lieferkette zukünftig deutlich stärker in die Pflicht nehmen. Ganz zentral verlangt das Gesetz von Unternehmen zur Wahrnehmung ihrer Sorgfaltspflicht die Einrichtung eines Risikomanagements, um Risiken innerhalb der eigenen Lieferkette zu erkennen, zu vermeiden oder entsprechende Gegenmaßnahmen zu treffen. Ab Januar 2023 tritt das Gesetz zunächst für Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland und mehr als 3.000 Beschäftigten im Inland in Kraft, ab 2024 wird es auf Unternehmen ab 1.000 Beschäftigen ausgeweitet. Auch kurz vor Einführung sorgt das LkSG nach wie vor für Unsicherheit bei vielen betroffenen Unternehmen. Wir erklären, worauf es bei der Einrichtung eines Risikomanagements ankommt und wie Newtron einkaufende Unternehmen bei der Erfüllung der Anforderungen des LkSG unterstützen kann: (mehr …)

Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz: Die ersten Schritte in ein flexibles Risikomanagement

Best Cases

WTE Wassertechnik: Stabile Lieferketten durch digitale Ausschreibungslösung

„Unsere Lieferanten sind ein Garant für den Erfolg unserer Projekte“, sagt Stefan Schulte, Einkaufsleiter der WTE Wassertechnik. Sein Einkaufsteam managt internationale Einkaufsprojekte im Bereich der Wasserversorgung und -entsorgung sowie der Klärschlammverbrennung für das Tochterunternehmen sludge2energy – ein wichtiger Wachstumsmarkt für die in Essen ansässige Unternehmensgruppe. (mehr …)

WTE Wassertechnik: Stabile Lieferketten durch digitale Ausschreibungslösung

eKompetenz · Newtron inside

eProcurement zum Mitnehmen: Die Newtron Mobile App

Die Newtron Mobile App ist eine nützliche mobile Erweiterung der Newtron Plattform. Aktuell ermöglicht sie bereits die einfache Anwendung der wichtigsten Funktionen für den betrieblichen Bestellprozess per Handy und Tablet.Newtron Product Owner Jens Raabe verantwortet den Bereich App-Entwicklung bei Newtron und beantwortet die wichtigsten Fragen zur App: (mehr …)

eProcurement zum Mitnehmen: Die Newtron Mobile App

Best Cases

Wie DK Recycling und Roheisen seine Sourcing Prozesse optimiert

Abfallstoffe aus der Hütten- und Gießereiindustrie zu 98 Prozent in nutzbares Roheisen umfunktionieren – was DK Recycling und Roheisen seit über 150 Jahren leistet, ist zweifelsohne materialeffizient. Doch auch Einkaufsprozesse wollen verschlankt sein, um ein wirtschaftliches Handeln zu ermöglichen. Beim Duisburger Verwertungs-Urgestein kam hierfür 2020 die eSourcing Lösung von Newtron ins Spiel. (mehr …)

Wie DK Recycling und Roheisen seine Sourcing Prozesse optimiert