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Digitalisierung im Einkauf – Chancen, Stolperfallen, Erfolgsfaktoren

Passende Themen: digitale Transformation, digitaler Einkauf, Digitalisierung, Einkauf 4.0, eProcurement

Digitalisierung im Einkauf ist Teamsache – je besser die beteiligten Mitarbeiter eingebunden sind, umso größer ist der Projekterfolg.

Durch den Einsatz elektronischer Beschaffungslösungen lassen sich hohe Ressourceneinsparungen in allen Bereichen erzielen – das bestätigen einschlägige Studien seit Langem, ebenso wie die Erfahrungen unserer Kunden in der Praxis. Heute gibt es kaum ein Unternehmen, das noch keine Kenntnis oder Berührungspunkte mit digitalen Beschaffungslösungen und deren einschlägigen Vorteilen hatte. Und dennoch sind viele Unternehmen nach wie vor weit entfernt von der effizienten Digitalisierung ihrer Einkaufsprozesse.

Großer Nachholbedarf auf Unternehmensseite

Manuelle Prozesse und Systembrüche über den gesamten Beschaffungsvorgang hinweg führen dazu, dass Potenzial ungenutzt bleibt und Abteilungen und Organisationseinheiten ineffizient arbeiten.

Einen hohen Nachholbedarf gibt es beispielsweise beim indirekten Material, also bei Warengruppen, die nicht direkt in die Produktion eingehen – zum Beispiel IT/ Software, Büromaterial oder Fuhrpark: Unternehmen mit verschiedenen Standorten sind durch manuelle Prozesse im Einkauf häufig noch dezentral organisiert. Große Einsparpotenziale, zum Beispiel durch die Bündelung von Warengruppen, bleiben ungenutzt.

Das indirekte Material wird oft noch als unwesentlich für den Geschäftserfolg erachtet und deshalb im Einkauf häufig vernachlässigt. Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) geht davon aus, dass durch Automatisierung und verbessertes Lieferantenmanagement auf Basis eines Katalogsystems durchschnittliche Einsparungen bei Einkaufspreisen von 6 bis 8 Prozent pro Jahr erzielt werden können.

Wichtige Argumente für die Umstellung von analog auf digital

Ein Motto von Newtron ist „Zeit fürs Wesentliche“ gewinnen und das gilt umso mehr in der aktuellen globalen Krisensituation: In Zeiten, in denen es gilt Lieferketten aufrechtzuerhalten oder wieder aufzubauen, Risikomanagement zu betreiben und schnell auf Unwägbarkeiten zu reagieren, ist es wichtig, sich auf effiziente Prozesse verlassen zu können, um sich komplett auf die aktuellen Herausforderungen zu fokussieren.

Unabhängig davon gilt es natürlich weitere Unwägbarkeiten von einkaufenden Unternehmen zu meistern: Die elektronische Beschaffung sorgt beispielsweise auch für revisionssichere Prozesse und Compliance – im Zeitalter der Regulierung ein wichtiges Argument für die Umstellung auf digital.

Erfolgsfaktoren bei der Digitalisierung von Einkaufsprozessen

Wer nun weniger im Thema steckt, könnte meinen, dass sich die Digitalisierung der Prozesse einfach durch die Installation von fertiger Software realisieren lässt. Doch das ist zu kurz gedacht: Aus einem elektronischen statt einem analogen Katalog zu bestellen bringt allein noch keine nennenswerte Effizienzsteigerung.

Erst wenn sich einzelne Vorgänge in die gesamte Beschaffungskette eines Unternehmens eingliedern, können Unternehmen das Potenzial ausschöpfen und einen messbaren Nutzen daraus ziehen. Dazu erfasst und analysiert Newtron vorab den bestehenden Workflow des Unternehmens und stimmt gemeinsam Anforderungen und Ziele ab.

Auf dieser Basis konfiguriert Newtron die Module der Einkaufsplattform so, dass sie den besonderen Anforderungen des Kunden gerecht wird. Hinzu kommen Software-Anbindungen mittels Schnittstellen zu bestehenden Kundensystemen, wie der Finanzbuchhaltung, dem ERP– oder dem Dokumentenmanagement-System (DMS). Zusätzlich werden Lösungen für die Anforderungen der Lieferanten an den Datenverkehr geschaffen.

Gibt es einen Standard in der elektronischen Beschaffung?

Da jedes Unternehmen die unterschiedlichsten Voraussetzungen und Anforderungen, sowohl technisch als auch organisatorisch und strategisch, mitbringt, gibt es nicht „den einen Standard“ in der elektronischen Beschaffung. Die Newtron Module eSourcing, eProcurement, Lieferantenmanagement (SRM) und technische Anbindung (EDI) werden auf jedes Unternehmen individuell zugeschnitten. Unser Anspruch ist es dabei, aufwendige und kostspielige Entwicklungsleistungen möglichst gering zu halten.

Change Management als Wegbereiter für den elektronischen Einkauf

Damit die Vorteile der elektronischen Beschaffung komplett ausgeschöpft werden können, ist parallel zur Implementierung der gewünschten Lösung oft auch ein Change-Management-Prozess innerhalb des Unternehmens notwendig.

Hier ein aktuelles Beispiel aus der Praxis: 

VORHER

Im Unternehmen ermittelten Mitarbeiter in unregelmäßigen Abständen den Bedarf aus verschiedenen Warengruppen. Sie notierten ihn zumeist analog und gaben die Listen an den Einkauf zur Beschaffung weiter. Der Einkäufer musste dann in den verfügbaren Katalogen der Lieferanten die Artikel suchen, sichten und bestellen. Das Ganze erfolgte über alle Kanäle: online, telefonisch oder per E-Mail.

Da es notwendig war, die Waren von verschiedenen Lieferanten zu beziehen, gab es eine Vielzahl an Bestellvorgängen, die alle separat abgelegt werden mussten. Auch der Status der Bestellung – also Auftragsbestätigung und Lieferavis erhielt der Kunde über sämtliche Kommunikationswege. Der Einkäufer informierte den jeweiligen Mitarbeiter, der die Ware angefordert hatte, darüber, wann sie geliefert wird. Traf die Ware schließlich ein, musste der Mitarbeiter dem Einkäufer dies bestätigen. Dieser nahm die Rechnung des Lieferanten entgegen, prüfte sie, zeichnete sie ab und überstellte sie an die Finanzbuchhaltung zur Zahlung. Für eine einzige Bestellung wurden so bis zu 20 manuelle Schritte notwendig – ein ressourcenzehrendes, unübersichtliches Hin und Her mit hohem Fehlerpotenzial. 

NACHHER

Einkaufsabteilung und Lieferanten importieren die Katalogdaten, die bereits mit Informationen zu Preis und Lieferzeit individualisiert sind, vorab in die Newtron Plattform. Jeder Mitarbeiter kann anschließend selbst über seinen Rechnerzugang Bestellungen aus den Katalogen auslösen. Im System ist hinterlegt, wer dazu berechtigt ist und wie hoch die jeweiligen Freigrenzen sind. Soll vorab ein weiterer Mitarbeiter, zum Beispiel aus dem Einkauf, die Bestellung genehmigen, wird dieser innerhalb der Plattform dafür administriert und kann dann mit einem Knopfdruck per Web oder App Bestellungen freigeben.

Nach Anlage der Bestellung im ERP des Kunden, erfolgt automatisch der Kommunikationsprozess mit den entsprechenden Lieferanten. Die Warenliste wird dabei nicht, wie vorher, auseinandergepflückt und in einzelne Bestellungen aufgeteilt, sondern bleibt als „Bedarf X“ mit mehreren Positionen erhalten. Transparenz und Zuordnung werden so deutlich verbessert, das Risiko für Fehler minimiert. Nach Erhalt der Ware wird deren Eingang im System erfasst und gespeichert. Abschließend können Rechnungsinformationen mit der Bestellung abgeglichen und, sofern OK, zur Zahlungsanweisung an die Finanzbuchhaltung übertragen werden.

FAZIT

Unsere Erfahrungen zeigen, dass der manuelle Anteil durch Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse um bis zu 80 Prozent reduziert werden kann. Im oben genannten Beispiel wurden die manuellen Schritte von knapp 20 auf 5 pro Bestellung reduziert. 

Stolperfallen bei der Umstellung der Einkaufsprozesse

Stolperfalle 1 ist das weitverbreitete Unterschätzen der Rolle des Lieferanten im Umstellungsprozess. Es ist wichtig, den Lieferanten im Prozess „an die Hand“ zu nehmen. Denn nur wenn dieser bereit ist, in das System eingebunden zu werden und es auch aktiv zu nutzen, werden reibungslose Prozesse zwischen ihm und dem einkaufenden Unternehmen möglich.

Bei Newtron kümmert sich ein eigenes Service-Team ausschließlich um die Bedürfnisse und Anforderungen des Lieferanten. Wir bieten speziell auf seine Bedürfnisse ausgerichtete Lösungen an und unterstützen ihn beim System-Onboarding.

Stolperfalle 2 ist der bereits erwähnte Change-Prozess auf Unternehmensseite: Wenn Mitarbeiter nun selbst Bestellungen auslösen können, müssen sie nicht nur lernen, wie das geht, sondern auch akzeptieren, dass dies zukünftig zu ihren Aufgaben gehört. Die Mitarbeiter ins Boot zu holen ist für die Beteiligten nicht immer leicht. Auch hier unterstützt Newtron mit seiner mehr als 20jährigen Prozessmanagement-Expertise von Beginn an, berät in jedem Prozessschritt und führt frühzeitige Mitarbeiter-Onboardings durch.

Die Basis der digitalen Transformation

Abschließend muss man betonen: Das Konzept von eProcurement und eSourcing an sich ist für die meisten Unternehmen natürlich keine Top-Neuigkeit mehr und es versprüht auch nicht den innovativen Charme von Buzzwords wie Industrie 4.0, Predictive Analytics oder Blockchain. Und doch sind die beiden Lösungen schlicht und einfach die Basis der digitalen Transformation in der Beschaffung. Und bei vielen Unternehmen mangelt es noch an diesem so wichtigen Fundament.



Möchten Sie mehr zu unseren Lösungen erfahren? Rufen Sie uns gerne an unter +49 (0) 351 43 95 87 21 oder schreiben Sie uns eine E-Mail an sales@newtron.de

Newtron

Patrick Schmiedehaus

Head of Sales & Marketing

Patrick Schmiedehaus ist seit Juni 2018 Head of Sales & Marketing bei Newtron. Er nutzt seine umfassende Expertise aus Kundenprojekten, um wichtige Impulse bei der Optimierung des elektronischen Einkaufs von Unternehmen zu setzen und die strategische Ausrichtung von Newtron mit voranzutreiben.
Der ausgebildete Kaufmann blickt auf über 20 Jahre Vertriebserfahrung zurück, mit den Schwerpunkten Logistik, Prozessoptimierung, internationaler IT-Vertrieb beratungsintensiver Lösungen, Marketing und Beschaffungsmanagement.

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